Phân tích quá trình sản xuất tinh gọn và các đặc điểm về kế toán trong mô hình kế toán tinh gọn hiện nay

Với sự phát triển nhanh và mạnh của hệ thống sản xuất và kế toán ở các quốc gia trên thế giới thì việc áp dụng mô hình kế toán tinh gọn trong sản xuất được xem là vấn đề tất yếu. Kế toán tinh gọn (L/A) là mô hình kế toán áp dụng cho những doanh nghiệp ứng dụng quy trình sản xuất tinh gọn. Mô hình này bao gồm những phương pháp như tổ chức và quản lý chi phí theo dòng giá trị (value stream), thay đổi kỹ thuật đánh giá hàng tồn kho và đưa thêm một số thông tin phi tài chính vào báo cáo tài chính công ty… Để có thể thay đổi và áp dụng thống nhất cho toàn doanh nghiệp được như vậy, L/A đã thực hiện một quy trình được gọi là quy trình quản lý dòng chảy giá trị (value stream management process). Tuy nhiên, trên thực tế thì việc áp dụng mô hình này vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp biết đến vì tính mới và tính phức tạp của nó. Bài viết này nhằm trình bày về những nguyên tắc của sản xuất tinh gọn cũng như của kế toán tinh gọn để các doanh nghiệp có những căn cứ cơ bản nhất cho việc quyết định chuyển đổi hệ thống kế toán chi phí hiện tại sang một hệ thống chi phí mang nhiều ưu điểm này.
Như chúng ta đã biết thì chế độ kế toán và tài chính thông thường chỉ có thể đo lường kết quả cuối cùng. Chúng không giúp cho bộ phận kế toán có thể kiểm soát được quá trình sản xuất, giải quyết vấn đề phát sinh hoặc động viên con người. Hơn thế nữa, phương pháp kế toán truyền thống dựa trên những chi phí định mức và những cách thức đo lường mà những nội dung này sẽ không thể cung cấp một bức tranh đầy đủ về quá trình sản xuất tại đơn vị. Do vậy, kế toán tinh gọn sẽ mang đến một phương thức kế toán mới, cách thức kiểm soát và phương pháp đo lường quá trình thực hiện và qua đây có thể giới thiệu rộng rãi hơn đến mọi người về mô hình doanh nghiệp tinh gọn hiện nay.
Giới thiệu chung về sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)
Khi các doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng quá trình sản xuất tinh gọn thì tại các đơn vị này cũng sẽ yêu cầu kèm theo cách thức tiếp cận tương ứng về các đặc tính khác nhau đối với kế toán. Việc sản xuất tinh gọn chủ yếu tập trung vào việc loại bỏ các yếu tố lãng phí và đã thải ra trong quá trình sản xuất, từ đó đẩy nhanh các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Như vậy, kỹ thuật sản xuất tinh gọn sẽ giúp nhà sản xuất có thể loại đi nhiều thứ lãng phí trong quá trình hoạt động.
Tại Hoa Kỳ, Viện chuẩn mực công nghệ quốc gia đề cập đến khái niệm như sau: “Sản xuất tinh gọn được xem là một phương thức tự động nhằm xác định và loại thải các yếu tố lãng phí (đây không phải là một hoạt động giá trị tăng thêm) xuyên suốt trong quá trình cải tiến liên tục bằng việc xuất phát từ sản phẩm của doanh nghiệp để đáp ứng theo yêu cầu khách hàng trong quá trình đi đến sự hoàn hảo”.
Nguyên lý chung về sản xuất tinh gọn chính là loại thải các yếu tố không cần thiết nhằm sản xuất chỉ để đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Để công ty có thể thực hiện một phương pháp tinh gọn trong sản xuất thì trước hết kế toán viên cần phải nhận thức được rằng việc áp dụng trên thực tế về kế toán chi phí theo định mức sẽ không thể nào làm mọi thứ rõ ràng được. Hệ thống quản lý chi phí truyền thống thì không hiệu quả trong việc đo lường và ghi chép các vấn đề về tinh gọn. Phương pháp kế toán quản trị chi phí truyền thống được thiết kế nhằm áp dụng cho việc sản xuất hàng loại từ trước tới nay cũng như sản xuất theo lô đặt hàng. Và với yếu tố định mức như vậy sẽ khó có thể áp dụng việc tiết kiệm chi phí trong sản xuất tinh gọn được, từ đó kéo theo các vấn đề khác hết sức cồng kềnh, quyết định chưa đúng, giá bán không phù hợp hoặc các vấn đề quan trọng khác trong doanh nghiệp. Hơn nữa, hệ thống chi phí truyền thống như vậy cũng sẽ rất lãng phí, hao tốn thời gian và khá đắt tiền. Như vậy, với những hạn chế trên thì kế toán tinh gọn cần phải thay thế cho hệ thống đo lường cũng như kế toán truyền thống vì đây được xem là một phương pháp ít lãng phí nhất.
 

Những lợi ích của mô hình kế toán tinh gọn
Trong quá trình ghi chép chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp hiện nay ở các quốc gia (kể cả Việt Nam) thì các kế toán viên đã ghi nhận được một số hạn chế của mô hình kế toán chi phí truyền thống là: (1) cung cấp những thông tin cải thiện chi phí chưa mang lại sự hữu ích thật sự, (2) nhiều khoản chi phí còn lãng phí vì nó nằm ẩn trong các khoản chi phí gián tiếp, (3) tổ chức quá nhiều các phòng ban và chưa tập trung. Với những phát hiện trên, kế toán tinh gọn được đưa ra với những ưu điểm như sau:
- Mô hình L/A sẽ giúp cho đơn vị gia tăng doanh thu bởi vì nó cung cấp những thông tin tốt hơn cho nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. Nếu các doanh nghiệp sử dụng thông tin về chi phí định mức cho việc ra các quyết định có liên quan đến những thứ như giá bán, hạn mức, mức lợi nhuận mong đợi, số lượng bán, mức vốn đầu tư hoặc việc giới thiệu sản phẩm mới thì họ có thể sẽ gặp sai lầm. Những chi phí định mức đó chỉ là những con số ở mức độ cơ bản nhất cho quá trình tính toán chi phí, nó không có chức năng nhiều trong việc hỗ trợ thông tin. Ví dụ như trong nhiều năm qua, một số công ty đã có thói quen đọc báo cáo chi phí giá thành với việc cắt giảm lợi nhuận doanh nghiệp vì chi phí định mức thường cho một mức lãi gộp thấp, và từ đó những công ty này có ý định đem sản phẩm của mình  đi gia công bên ngoài với một lý do cơ bản rằng chi phí định mức của công ty luôn cao hơn chi phí việc gia công. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp cần phải có những công cụ tốt hơn như việc quản lý chi phí theo chuỗi giá trị và quá trình đưa ra quyết định sạch (lean decision-making) cho đơn vị mình.
- Kế toán tinh gọn còn giúp xác định những ảnh hưởng tài chính đến quá trình cải tiến tinh gọn. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng mô hình tiết kiệm chi phí truyền thống để đánh giá sự thành công của quá trình tinh gọn, đồng thời một vài công ty còn nhìn vào việc cắt giảm chi phí trong ngắn hạn như là một thành quả của sự thay đổi sang tinh gọn, nhưng trên thực tế thì những công ty này thường xuyên gặp thất vọng vì họ quên rằng nhân công cũng là một khoản chi phí mà không có bất kỳ phương pháp truyền thống nào có thể đánh giá tính tài chính của nó. Qua đó, mô hình kế toán L/A đã xác định rằng tác động chính yếu cho việc cắt giảm những lãng phí chính là việc tạo ra những bộ phận chuyên nghiệp sẵn sàng cho việc sản xuất. Các nhà quản lý có thể cắt giảm nhân công, gia tăng sản lượng bán hay tăng trưởng sản xuất, tuy nhiên họ cần phải có một chiến lược tạo tiền từ sự thay đổi này. Có một số công ty đã lao vào việc chuyển đổi sang sản xuất sạch mà không có bất kỳ một chiến lược rõ ràng cho việc sử dụng những nguồn lực có sẵn để mang lại hiệu quả tài chính cho đơn vị mình. Với những hạn chế này thì mô hình kế toán L/A đã giải quyết một cách thật sự triệt để.
- Hơn thế nữa, mô hình L/A còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền và cắt giảm chi phí. Với mô hình mới này thì hầu hết đều có thể cắt giảm một cách có hệ thống đối với các giao dịch phát sinh, các báo cáo, quá trình điều chỉnh và làm cho nó đáp ứng đúng yêu cầu của nhà quản trị đã đề ra. Để có thể thực hiện nội dung này thì việc sử dụng mô hình chi phí theo dòng chảy giá trị sẽ giúp thực hiện một cách triệt để nhất. Chi phí theo dòng giá trị sẽ giúp cắt giảm những khoản chi không cần thiết và hàng ngàn giao dịch mang tính không có ích trong sản xuất, đồng thời mô hình này (thể hiện qua hình vẽ dưới) cung cấp một sự hiểu biết rõ ràng, đúng lúc, có giá trị và thông tin hữu ích cho công việc chung.

Áp dụng mô hình kế toán tinh gọn như thế nào?
Giáo sư Maskell đã thiết lập nên mô hình chuyển đổi bốn bước. Mô hình đã đưa ra những sự thay đổi cần phải thực hiện khi chuyển đổi sang mô hình tinh gọn trong các doanh nghiệp, những tác động đến hệ thống kế toán hiện tại phải song hành với sự thay đổi tinh gọn đó. Mô hình này có thể được tóm tắt như sau: (1) duy trì hệ thống kế toán hiện hành và các phương pháp kiểm soát hiện tại, nhưng bắt đầu cắt giảm những khoản chi phí rõ ràng và thấy rõ trong phạm vi quá trình sản xuất ; (2) cắt giảm các giao dịch cũng như những khoản chi phí không cần thiết trong quá trình xem xét báo cáo sản xuất cũng như cố gắng giảm bớt lượng sản phẩm dở dang; (3) gắn kết việc giảm lãng phí với chu kỳ kế toán hiện tại của đơn vị cũng như chu kỳ bán hàng, sản xuất và phân phối để thực hiện một cách tổng thể hơn; (4) tiến hành chuyển dần các nghiệp vụ phát sinh với những cách tính chi phí mới theo các bước đã cắt giảm ở trên để có quá trình sản xuất hoàn thiện.
Tóm lại, mặc dù còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng mô hình tinh gọn, nhưng các công ty kể cả sản xuất lẫn các lĩnh vực khác cũng nên bắt đầu cân nhắc tới các công cụ cải tiến quy trình trong đơn vị mình, mà trong số các công cụ thì kế toán tinh gọn là một mô hình hữu hiệu vì tính mới và tính ưu việc của nó. Kế toán tinh gọn được xem là một công cụ cũng như một phương pháp hoàn thiện mà các nhà quản trị có thể sử dụng để thay đổi theo yêu cầu tinh gọn trong hệ thống kế toán, cách thức kiểm soát, đo lường chi phí và chu trình quản lý. Hơn thế nữa, phương pháp mới này sẽ giúp nhiều cho các nhà lãnh đạo ra quyết định bằng việc cung cấp các thông tin chính xác hơn, dễ hiểu hơn và tính tin cậy cao hơn dựa trên việc tiết kiệm các khoản chi tiêu trong kỳ một cách hiệu quả, đồng thời nó còn cung cấp cho chính doanh nghiệp đó kiếm thêm các nguồn thu khác bằng việc xác định các khoản lợi ích tài chính tiềm tàng trong quá trình tinh gọn này và các chiến lược phát triển để đạt lợi nhuận tối ưu. Do vậy, với việc nhận thức những ưu điểm của mô hình này và hạn chế của phương pháp kế toán chi phí hiện nay thì các công ty có thể bắt đầu có những bước đi đầu tiên trong quá trình chuyển đổi hệ thống của đơn vị mình.

Tài liệu tham khảo
1.    Tìm hiểu mô hình kế toán tinh gọn – ThS.Phạm Quang Huy – Tạp chí kế toán 2009.
2.    Lean thinking – Logistics Management Journal, 2008.
3.    Accounting for Lean Manufacturing: another missed opportunity? – Kay Carnes and Scott Hedin, PhD – Management Accounting Review 2006.
4.    Techniques of Management Accounting, McGraw Hill, New York (P.265) – Young D, 2003.
5.    Accounting for Managers, McGraw Hill, New York (P.217) – Webster W, 2004.
6.    Lean Accounting Series, Costing by Value Stream – Bruce Baggaley, 2004.
7.    Lean Accounting and Lean Thinking – John L.Daly and Dan Chenoweth, 2009.