Phỏng vấn - Phương pháp hữu ích để thu thập bằng chứng về gian lận, tham nhũng
Theo kinh nghiệm của Kiểm toán nhà nước (KTNN) Na Uy, phỏng vấn là phương pháp phổ biến, hữu ích để thu thập dữ liệu và bằng chứng kiểm toán. Phương pháp này có thể được kiểm toán viên (KTV) sử dụng trong các trường hợp liên quan đến quản lý sai phạm, gian lận, tham nhũng (GLTN). Tuy nhiên, do tính chất nhạy cảm của phỏng vấn, các KTV nên đặc biệt thận trọng khi lập kế hoạch và thực hiện các cuộc phỏng vấn.
Trên thế giới, nhiều cơ quan kiểm toán tối cao (SAI) được ủy quyền điều tra và áp dụng phương pháp phỏng vấn để thu thập bằng chứng về GLTN. Các cuộc phỏng vấn thường bao gồm: Phỏng vấn có kế hoạch và không có kế hoạch.
Phỏng vấn có kế hoạch
Hình thức phỏng vấn này được áp dụng với người tố giác và những người có thể liên quan đến các hành vi GLTN. Trước khi phỏng vấn, KTV cần làm quen với các vấn đề và phản ánh đúng về mục đích của cuộc phỏng vấn. KTV cần có sự chuẩn bị trước về mặt tâm lý, câu hỏi; trao đổi với người được phỏng vấn về thời gian và địa điểm, mục đích và các chủ đề chính của cuộc phỏng vấn. Điều quan trọng là cân nhắc việc phân bổ đủ thời gian cho cuộc phỏng vấn, không nên giới hạn thời gian nếu người được phỏng vấn cung cấp thông tin của một nhân vật nhạy cảm và bí mật.
Để thực hiện tốt cuộc phỏng vấn, KTV phải có năng lực phù hợp và kiến thức đầy đủ về vấn đề được phỏng vấn. Tuy nhiên, trong một số cuộc phỏng vấn, nên đề xuất một nhà lãnh đạo/quản lý từ SAI làm người hỗ trợ, đặc biệt, nếu người được phỏng vấn cũng là một nhà lãnh đạo/quản lý. Sự hiện diện của các nhà lãnh đạo/quản lý từ cả hai phía có thể tạo ra một bầu không khí trang trọng hơn, điều này giúp thông tin được bảo mật tốt hơn.
Trong các cuộc phỏng vấn, trường hợp chỉ phỏng vấn một người, KTV cân nhắc việc cho phép người được phỏng vấn mang một cố vấn viên, điều này có thể làm cho người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sự hiện diện của những người hỗ trợ đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng của cuộc phỏng vấn. Điều này có thể xảy ra nếu người hỗ trợ bằng cách nào đó quản lý người được phỏng vấn, hoặc người hỗ trợ có liên quan trực tiếp đến vụ việc.
Khi bắt đầu phỏng vấn, KTV nên tạo cho người được phỏng vấn một khởi đầu nhẹ nhàng. Sự khởi đầu nhẹ nhàng có thể được thiết lập thông qua lời giới thiệu đã chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó của KTV. Việc giới thiệu nên lặp lại ngắn gọn cơ sở cho cuộc phỏng vấn. KTV nên mô tả các sự kiện một cách khách quan nhất có thể và không diễn giải chúng.
Trong quá trình phỏng vấn, KTV phải tiến hành quy trình thật cẩn thận. Một cuộc phỏng vấn quá áp lực có nguy cơ khiến người được phỏng vấn trở nên thận trọng, ít nói hơn bình thường. Hơn nữa, những người được phỏng vấn dưới áp lực cũng có thể bắt đầu tìm cách né tránh các câu hỏi, hoặc trả lời thiếu trung thực. Do đó, điều quan trọng là KTV phải giữ bình tĩnh trong suốt cuộc phỏng vấn, đặc biệt là khi thảo luận về những câu hỏi khó hoặc khi người được phỏng vấn bắt đầu thể hiện cảm xúc hoặc phản ứng mạnh mẽ.
Khi phỏng vấn người tố giác, KTV hãy đề nghị người được phỏng vấn phản ánh kỹ về những gì họ muốn truyền đạt, thậm chí khuyến khích người tố giác cung cấp tài liệu liên quan nếu có thể. Người tố giác cũng nên được thông báo về các quy tắc và thủ tục áp dụng cho cuộc phỏng vấn, liên quan đến bí mật nghề nghiệp, tính bảo mật. Điều này rất quan trọng trong việc tạo mối quan hệ đáng tin cậy để có được thông tin chất lượng. Trong cuộc phỏng vấn, KTV phải duy trì sự cân bằng tốt giữa việc tạo dựng sự tin cậy và tính khách quan, trung lập.
Hay khi phỏng vấn người liên quan đến hành vi GLTN, KTV không nên để lộ thái độ nghi ngờ đối với các cá nhân, tổ chức này; nên bắt đầu với những câu hỏi mở và những câu hỏi như thế nào trước khi chuyển sang những câu hỏi đóng hoặc tại sao. Nếu người được phỏng vấn có dấu hiệu căng thẳng, lo lắng, KTV nên cho phép họ nghỉ ngơi để bình tĩnh hoặc tạm thời thay đổi chủ đề…
Phỏng vấn không có kế hoạch
Hình thức này được áp dụng trong trường hợp các cá nhân bất ngờ tiếp cận SAI, thường là qua điện thoại, để báo cáo về các hành vi sai trái, GLTN có thể xảy ra trong khu vực công. Trước hết, từ góc độ của SAI, KTV nên chú ý đến các mục tiêu chính đối với loại cuộc gọi này: Nhận cuộc gọi và ghi chú các thông tin liên quan và tài liệu; tạo cảm giác cho người tố giác được lắng nghe và thấu hiểu; giải thích vai trò và nhiệm vụ của SAI đối với người tố giác, để người đó hiểu rằng không thể mong đợi SAI giải quyết trường hợp của mình hoặc nhận phản hồi về việc xử lý tiếp theo cho các thông tin được đưa ra.
Khi nhận cuộc gọi, KTV nên hỏi tên và đọc lại tên của người gọi, hỏi người gọi đang gọi từ đâu. Hơn nữa, KTV nên hỏi số điện thoại, hoặc ghi chú lại nếu nó hiển thị trên màn hình. Sau đó, KTV nên trình bày về bản thân, giải thích vai trò của mình, kiểm soát cuộc trò chuyện và nên cố gắng giữ bình tĩnh. Nếu được yêu cầu, KTV cũng nên giải thích vai trò, nhiệm vụ của SAI, các quy tắc và thủ tục áp dụng liên quan đến tính bảo mật và ẩn danh nghề nghiệp. Cuối cùng, KTV cũng nên hỏi xem người gọi đã liên lạc với các bên khác liên quan đến vấn đề này chưa.
Sau đó, KTV nên cho phép người gọi trình bày câu chuyện, không ngắt lời quá sớm, để họ có thể giải thích vấn đề một cách thoải mái. Trong giai đoạn này, KTV nên ghi lại các từ khóa. Tuy nhiên, KTV có thể can thiệp nếu câu chuyện khó hiểu, thông tin không liên quan đến SAI, người gọi đã hiểu lầm vấn đề. Cuối cùng, cần tóm tắt lại nguồn tin và cùng thực hiện điều này với người gọi. KTV đừng ngại hỏi lại về các vấn đề quan trọng - các yếu tố trung tâm của thông tin tố giác như: Nội dung câu chuyện, các đối tượng liên quan, cách thức thực hiện các hành vi GLTN, cơ sở để người tố giác đưa ra thông tin này. KTV cũng có thể xem xét yêu cầu người gọi tóm tắt bằng văn bản về các điểm mấu chốt và gửi cho SAI, đồng thời gửi kèm các tài liệu liên quan nếu có thể.
Kết thúc cuộc gọi, KTV phải cảm ơn người gọi đã cung cấp thông tin và nhấn mạnh rằng các tố giác từ công chúng/nhân dân là một nguồn thông tin rất quan trọng cho SAI. Giống như các cuộc phỏng vấn theo kế hoạch, KTV không nên hứa với người gọi nhiều hơn thông tin họ có thể cung cấp. Một mặt, KTV phải cố gắng duy trì sự cân bằng giữa việc tạo thiện cảm với người gọi, mặt khác, cần duy trì tính trung lập và khách quan. Đây là những lưu ý đối với KTV khi nhận được thông tin tố giác từ công chúng./.
Ngọc Mai
(Báo Kiểm toán số 17,18/2023)
Phỏng vấn có kế hoạch
Hình thức phỏng vấn này được áp dụng với người tố giác và những người có thể liên quan đến các hành vi GLTN. Trước khi phỏng vấn, KTV cần làm quen với các vấn đề và phản ánh đúng về mục đích của cuộc phỏng vấn. KTV cần có sự chuẩn bị trước về mặt tâm lý, câu hỏi; trao đổi với người được phỏng vấn về thời gian và địa điểm, mục đích và các chủ đề chính của cuộc phỏng vấn. Điều quan trọng là cân nhắc việc phân bổ đủ thời gian cho cuộc phỏng vấn, không nên giới hạn thời gian nếu người được phỏng vấn cung cấp thông tin của một nhân vật nhạy cảm và bí mật.
Để thực hiện tốt cuộc phỏng vấn, KTV phải có năng lực phù hợp và kiến thức đầy đủ về vấn đề được phỏng vấn. Tuy nhiên, trong một số cuộc phỏng vấn, nên đề xuất một nhà lãnh đạo/quản lý từ SAI làm người hỗ trợ, đặc biệt, nếu người được phỏng vấn cũng là một nhà lãnh đạo/quản lý. Sự hiện diện của các nhà lãnh đạo/quản lý từ cả hai phía có thể tạo ra một bầu không khí trang trọng hơn, điều này giúp thông tin được bảo mật tốt hơn.
Trong các cuộc phỏng vấn, trường hợp chỉ phỏng vấn một người, KTV cân nhắc việc cho phép người được phỏng vấn mang một cố vấn viên, điều này có thể làm cho người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sự hiện diện của những người hỗ trợ đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng của cuộc phỏng vấn. Điều này có thể xảy ra nếu người hỗ trợ bằng cách nào đó quản lý người được phỏng vấn, hoặc người hỗ trợ có liên quan trực tiếp đến vụ việc.
Khi bắt đầu phỏng vấn, KTV nên tạo cho người được phỏng vấn một khởi đầu nhẹ nhàng. Sự khởi đầu nhẹ nhàng có thể được thiết lập thông qua lời giới thiệu đã chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó của KTV. Việc giới thiệu nên lặp lại ngắn gọn cơ sở cho cuộc phỏng vấn. KTV nên mô tả các sự kiện một cách khách quan nhất có thể và không diễn giải chúng.
Trong quá trình phỏng vấn, KTV phải tiến hành quy trình thật cẩn thận. Một cuộc phỏng vấn quá áp lực có nguy cơ khiến người được phỏng vấn trở nên thận trọng, ít nói hơn bình thường. Hơn nữa, những người được phỏng vấn dưới áp lực cũng có thể bắt đầu tìm cách né tránh các câu hỏi, hoặc trả lời thiếu trung thực. Do đó, điều quan trọng là KTV phải giữ bình tĩnh trong suốt cuộc phỏng vấn, đặc biệt là khi thảo luận về những câu hỏi khó hoặc khi người được phỏng vấn bắt đầu thể hiện cảm xúc hoặc phản ứng mạnh mẽ.
Khi phỏng vấn người tố giác, KTV hãy đề nghị người được phỏng vấn phản ánh kỹ về những gì họ muốn truyền đạt, thậm chí khuyến khích người tố giác cung cấp tài liệu liên quan nếu có thể. Người tố giác cũng nên được thông báo về các quy tắc và thủ tục áp dụng cho cuộc phỏng vấn, liên quan đến bí mật nghề nghiệp, tính bảo mật. Điều này rất quan trọng trong việc tạo mối quan hệ đáng tin cậy để có được thông tin chất lượng. Trong cuộc phỏng vấn, KTV phải duy trì sự cân bằng tốt giữa việc tạo dựng sự tin cậy và tính khách quan, trung lập.
Hay khi phỏng vấn người liên quan đến hành vi GLTN, KTV không nên để lộ thái độ nghi ngờ đối với các cá nhân, tổ chức này; nên bắt đầu với những câu hỏi mở và những câu hỏi như thế nào trước khi chuyển sang những câu hỏi đóng hoặc tại sao. Nếu người được phỏng vấn có dấu hiệu căng thẳng, lo lắng, KTV nên cho phép họ nghỉ ngơi để bình tĩnh hoặc tạm thời thay đổi chủ đề…
Phỏng vấn không có kế hoạch
Hình thức này được áp dụng trong trường hợp các cá nhân bất ngờ tiếp cận SAI, thường là qua điện thoại, để báo cáo về các hành vi sai trái, GLTN có thể xảy ra trong khu vực công. Trước hết, từ góc độ của SAI, KTV nên chú ý đến các mục tiêu chính đối với loại cuộc gọi này: Nhận cuộc gọi và ghi chú các thông tin liên quan và tài liệu; tạo cảm giác cho người tố giác được lắng nghe và thấu hiểu; giải thích vai trò và nhiệm vụ của SAI đối với người tố giác, để người đó hiểu rằng không thể mong đợi SAI giải quyết trường hợp của mình hoặc nhận phản hồi về việc xử lý tiếp theo cho các thông tin được đưa ra.
Khi nhận cuộc gọi, KTV nên hỏi tên và đọc lại tên của người gọi, hỏi người gọi đang gọi từ đâu. Hơn nữa, KTV nên hỏi số điện thoại, hoặc ghi chú lại nếu nó hiển thị trên màn hình. Sau đó, KTV nên trình bày về bản thân, giải thích vai trò của mình, kiểm soát cuộc trò chuyện và nên cố gắng giữ bình tĩnh. Nếu được yêu cầu, KTV cũng nên giải thích vai trò, nhiệm vụ của SAI, các quy tắc và thủ tục áp dụng liên quan đến tính bảo mật và ẩn danh nghề nghiệp. Cuối cùng, KTV cũng nên hỏi xem người gọi đã liên lạc với các bên khác liên quan đến vấn đề này chưa.
Sau đó, KTV nên cho phép người gọi trình bày câu chuyện, không ngắt lời quá sớm, để họ có thể giải thích vấn đề một cách thoải mái. Trong giai đoạn này, KTV nên ghi lại các từ khóa. Tuy nhiên, KTV có thể can thiệp nếu câu chuyện khó hiểu, thông tin không liên quan đến SAI, người gọi đã hiểu lầm vấn đề. Cuối cùng, cần tóm tắt lại nguồn tin và cùng thực hiện điều này với người gọi. KTV đừng ngại hỏi lại về các vấn đề quan trọng - các yếu tố trung tâm của thông tin tố giác như: Nội dung câu chuyện, các đối tượng liên quan, cách thức thực hiện các hành vi GLTN, cơ sở để người tố giác đưa ra thông tin này. KTV cũng có thể xem xét yêu cầu người gọi tóm tắt bằng văn bản về các điểm mấu chốt và gửi cho SAI, đồng thời gửi kèm các tài liệu liên quan nếu có thể.
Kết thúc cuộc gọi, KTV phải cảm ơn người gọi đã cung cấp thông tin và nhấn mạnh rằng các tố giác từ công chúng/nhân dân là một nguồn thông tin rất quan trọng cho SAI. Giống như các cuộc phỏng vấn theo kế hoạch, KTV không nên hứa với người gọi nhiều hơn thông tin họ có thể cung cấp. Một mặt, KTV phải cố gắng duy trì sự cân bằng giữa việc tạo thiện cảm với người gọi, mặt khác, cần duy trì tính trung lập và khách quan. Đây là những lưu ý đối với KTV khi nhận được thông tin tố giác từ công chúng./.
| Theo kinh nghiệm của KTNN Na Uy và thông lệ quốc tế, khi phỏng vấn những người có thể liên quan đến GLTN, KTV nên tiến hành cẩn thận để những người đó không can thiệp vào các cuộc điều tra và thủ tục pháp lý trong tương lai. |
Ngọc Mai
(Báo Kiểm toán số 17,18/2023)
