Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm  quản lý văn bản và điều hành của Kiểm toán nhà nước

Theo quyết định, Quy chế gồm 07 Chương và 29 Điều quy định về việc trao đổi, xử lý, lưu trữ, sử dụng và quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của KTNN, áp dụng đối với tất cả các đơn vị trực thuộc; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc KTNN (CBCCVC) khi khai thác và sử dụng chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của KTNN.

Về nguyên tắc quản lý, vận hành và khai thác phần mềm, quyết định nêu rõ: Phần mềm được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm dữ liệu của KTNN, vận hành thông qua hệ thống mạng Internet, đảm bảo hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật thông tin; phần mềm được quản lý, vận hành đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm của CBCCVC của KTNN và các tổ chức, cá nhân có liên quan, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý văn bản và chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo KTNN; việc cài đặt, quản lý, vận hành phần mềm phải tuân thủ theo Quy chế Quản lý và sử dụng hệ thống mạng của KTNN, bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan và môi trường cho việc cài đặt, vận hành phần mềm; khai thác, sử dụng phần mềm đúng mục đích, đúng chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo tuân thủ các quy định đảm bảo an toàn thông tin mạng của KTNN và của pháp luật hiện hành.

Về Quyền khai thác văn bản điện tử, công việc, Tổng Kiểm toán nhà nước có quyền truy cập tất cả văn bản điện tử, công việc của KTNN; Phó Tổng Kiểm toán nhà nước có quyền truy cập các văn bản điện tử gửi đến cá nhân và công việc của KTNN theo lĩnh vực được phân công phụ trách và các văn bản đến, đi chung của Ngành; Chánh Văn phòng KTNN, Phó Chánh Văn phòng KTNN - Thư ký Tổng Kiểm toán nhà nước, Trưởng phòng Thư ký - Tổng hợp có quyền truy cập tất cả văn bản điện tử, công việc của KTNN; lãnh đạo phòng Hành chính có quyền truy cập tất cả văn bản điện tử của KTNN; Thư ký Lãnh đạo KTNN có quyền truy cập vào văn bản điện tử, công việc theo sự phân công của Lãnh đạo KTNN và các văn bản đến, đi chung của ngành; thủ trưởng đơn vị có quyền truy cập tất cả văn bản điện tử, công việc của đơn vị; các cá nhân khác có quyền truy cập văn bản điện tử, công việc gửi đến cá nhân.

Các đơn vị phối hợp với Bộ phận quản trị phần mềm thay đổi, bổ sung vai trò văn thư cho tài khoản trong đơn vị; thay đổi đầu mối nhận, xử lý văn bản, công việc của đơn vị, của các phòng trong đơn vị; Bổ sung, sửa đổi quyền khai thác, xử lý văn bản, công việc; phân quyền đăng ký lịch, quyền quản lý phòng họp trong đơn vị; thay đổi, bổ sung quyền xử lý các chức năng hỗ trợ quản lý, điều hành trên phần mềm cho các tài khoản trong đơn vị. Khi có ý kiến chỉ đạo trong việc thu hồi văn bản điện tử đã được phát hành, Văn thư tiến hành: Thực hiện thu hồi văn bản được chuyển đến cá nhân và thông báo thu hồi văn bản đến các đơn vị (Đối với Văn thư KTNN); thực hiện thu hồi văn bản chuyển đến cá nhân, phòng ban, tổ chức, đoàn thể trong đơn vị (Đối với Văn thư đơn vị); khi có thông báo thu hồi văn bản của văn thư KTNN, chậm nhất 01 ngày làm việc, Văn thư đơn vị thực hiện thu hồi văn bản và trả lại Văn thư KTNN.

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm Quản lý văn bản và điều hành hoạt động không đúng hoặc ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật dữ liệu thông tin có trách nhiệm ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản...) và gửi nhận văn bản bằng email hoặc đường gửi nhận văn bản thông thường cho đến khi sự cố được khắc phục; sau khi sự cố được khắc phục, các đơn vị có trách nhiệm cập nhật lại các văn bản, thông tin xử lý văn bản phát sinh trong quá trình xảy ra sự cố.

Cũng theo Quyết định, việc quản lý văn bản đến, văn bản đi phải thực hiện đúng nguyên tắc và yêu cầu của Quy chế, cụ thể: Các văn bản đến phải được quản lý, trao đổi, xử lý, lưu trữ, sử dụng theo quy định chung về gửi, nhận văn bản điện tử tại Quy chế này; đối với quản lý văn bản Mật trên phần mềm, đơn vị tiếp nhận văn bản đến giấy chỉ nhập các trường thuộc tính quản lý và không gắn kèm các tệp nội dung vào phần mềm; tất cả văn bản đến của cơ quan, đơn vị, tổ chức phải được cập nhật dữ liệu vào phần mềm; kiểm tra, xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị, tổ chức tiếp nhận văn bản; giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định. Khi nhận được văn bản đến trong phần mềm, đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết; cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết có trách nhiệm cập nhật dữ liệu văn bản điện tử vào hồ sơ công việc.

Bên cạnh đó,các văn bản đi phải được quản lý, trao đổi, xử lý, lưu trữ, sử dụng theo quy định chung về gửi, nhận văn bản điện tử tại Quy chế này. Đối với các văn bản không trao đổi hoặc hạn chế trao đổi thông qua phần mềm, đơn vị chỉ nhập các trường thuộc tính quản lý, không gắn kèm các tệp nội dung vào phần mềm và quản lý, lưu trữ, gửi trên phần mềm theo đúng quy định đối với các loại văn bản này; số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; văn bản điện tử được gửi phải đảm bảo được số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản và đảm bảo tính xác thực của văn bản điện tử (văn bản phải được ký số nếu có); văn bản điện tử đi phải bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước và các quy định hiện hành của Nhà nước; văn bản điện tử sau khi được ký số sẽ được chuyển đổi theo định dạng pdf và các định dạng khác theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Quy chế cũng nêu rõ chi tiết các nội dung về việc quản lý tờ trình công việc và tạo lập hồ sơ công việc điện tử; quản lý lịch công tác; giá trị pháp lý của văn bản điện tử; các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng phần mềm quản lý này.

Tổng Kiểm toán nhà nước giao Trung tâm tin học quản trị, vận hành phần mềm hoạt động ổn định, liên tục và đảm bảo an toàn thông tin; chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kết nối liên thông phần mềm Quản lý văn bản và điều hành với với Trục liên thông văn bản quốc gia, Trục tích hợp dữ liệu của KTNN và đảm bảo hoạt động thông suốt; chịu trách nhiệm hỗ trợ các đơn vị liên quan trong việc sử dụng phần mềm và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm; thông báo cho các đơn vị khi xảy ra sự cố hoặc lịch bảo trì, nâng cấp hệ thống có ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng phần mềm; chủ trì, phối hợp với Văn phòng KTNN tham mưu giúp Tổng Kiểm toán nhà nước trong việc thực hiện thay đổi, điều chỉnh quy trình luân chuyển văn bản của Kiểm toán nhà nước trên phần mềm hoặc sửa đổi Quy chế này; thực hiện bảo trì phần mềm; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu giúp Tổng Kiểm toán nhà nước trong việc nâng cấp, mở rộng phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thực tế; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kinh phí bảo trì, nâng cấp, mở rộng phần mềm, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo hoạt động an toàn, ổn định, hiệu quả phần mềm; định kỳ (hoặc đột xuất) báo cáo Lãnh đạo KTNN tình hình quản lý và sử dụng phần mềm.

Giao Văn phòng KTNN Thực hiện Quản lý văn bản đi, văn bản đến, Tờ trình xin ý kiến Lãnh đạo KTNN, công việc, đăng ký lịch công tác của KTNN trên phần mềm; phối hợp với Trung tâm Tin học trong việc thay đổi, điều chỉnh quy trình luân chuyển văn bản của Kiểm toán nhà nước trên phần mềm hoặc sửa đổi Quy chế này; đề xuất Tổng Kiểm toán nhà nước để bố trí kinh phí bảo trì, nâng cấp, mở rộng phần mềm, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo hoạt động an toàn, ổn định, hiệu quả phần mềm; định kỳ (hoặc đột xuất) báo cáo Lãnh đạo KTNN về tình hình xử lý văn bản, xử lý công việc trên phần mềm.

Giao các đơn vị trực thuộc thực hiện việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử và công việc trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đảm bảo đúng quy định tại Quy chế này./.

Thanh Trang