Khai giảng Lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng mã vạch và giao diện mới phần mềm Số hóa, quản lý hồ sơ kiểm toán

Tại buổi tập huấn, giảng viên Mạc Tuấn Anh cho biết, năm 2021, TTTH đã thiết lập cấu trúc mã tài liệu của hồ sơ kiểm toán lên phần mềm Số hóa theo Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN ngày 14/12/2020 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán của KTNN. Tuy nhiên, qua quá trình triển khai thực tế về việc đánh mã tài liệu theo quy định tại Quyết định 04/2020//QĐ-KTNN, TTTH nhận thấy quy tắc đánh mã chưa tối ưu trong việc định danh tài liệu phục vụ việc quản lý, khai thác và tra cứu hồ sơ kiểm toán trên phần mềm.

Do đó, TTTH đã nghiên cứu cấu trúc mã mới và đề xuất Vụ Chế độ & Kiểm soát chất lượng kiểm toán đưa vào Dự thảo Quyết định ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán của KTNN thay thế cho Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN nhằm đảm bảo mã gắn theo tài liệu được định danh là duy nhất trên phần mềm, chứa đầy đủ thông tin, giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm, khai thác tài liệu.

Cấu trúc mã mới gồm 05 thành phần: Mã đơn vị chủ trì kiểm toán; mã cuộc kiểm toán; mã loại hồ sơ kiểm toán gồm hồ sơ chung của Đoàn kiểm toán, hồ sơ chi tiết của Tổ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán, hồ sơ kiểm soát chất lượng của kiểm toán trưởng; mã đơn vị được kiểm toán; mã loại tài liệu.

Ngoài ra, trong năm 2022, TTTH đã thực hiện điều chỉnh giao diện phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử theo bộ nhận diện phầm mềm của KTNN để giúp việc quản lý, phân quyền, tìm kiếm, khai thác hồ sơ kiểm toán phần mềm dễ dàng, hiệu quả hơn.

Nội dung buổi học được chia thành hai phần: Đối với vai trò là nhà quản trị sẽ học về Phân quyền số hóa hồ sơ kiểm toán, khai thác hồ sơ kiểm toán, đóng hồ sơ kiểm toán của đơn vị; đối với người dùng là Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về thực hiện số hóa (in mã vạch, chuẩn hóa thông tin tài liệu), khai thác hồ sơ kiểm toán, scan tài liệu, Số hóa hồ sơ với mã vạch cũ trên giao diện phần mềm mới.

Để buổi học đạt hiệu quả, giảng viên đã kết hợp lồng ghép giữa nội dung lý thuyết và thực hành để học viên tiếp thu và có thể triển khai nhanh chóng trong thực tiễn.

Buổi chiều cùng ngày, tại trụ sở KTNN, KTNN tiếp tục tổ chức Lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng giao diện mới phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán, công tác mã vạch cho các kiểm toán viên thuộc các KTNN khu vực II, III, V, VI, VII, VIII, IX và khu vực XII./.

Thanh Trang