Quyết định 1798/QĐ-KTNN: Quy định cụ thể về bằng chứng kiểm toán trong hoạt động kiểm toán

Theo Hướng dẫn, phạm vi điều chỉnh tập trung vào bằng chứng kiểm toán trong hoạt động kiểm toán của KTNN, áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc KTNN, các Đoàn KTNN, thành viên đoàn KTNN (KTVNN) và các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kiểm toán.

Mục đích ban hành nhằm làm rõ hơn các quy định của Chuẩn mực KTNN, gắn với đặc thù từng lĩnh vực kiểm toán, từ đó giúp KTVNN chủ động lựa chọn thủ tục phù hợp để thu thập bằng chứng đủ cơ sở, đúng trọng tâm, giảm rủi ro kiểm toán xuống mức có thể chấp nhận.

Hai nhóm bằng chứng và yêu cầu “thích hợp – đầy đủ”

Hướng dẫn xác định, bằng chứng kiểm toán là tài liệu, thông tin do KTVNN thu thập liên quan đến cuộc kiểm toán, làm căn cứ cho việc đánh giá, xác nhận và kiến nghị kiểm toán. Bằng chứng có thể tồn tại trong sổ kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ, các xác nhận từ bên thứ ba, kết quả thủ tục phân tích, ghi chép phỏng vấn, biên bản họp; hoặc các tài liệu ghi nhận lại thủ tục do KTVNN thực hiện như bảng tính, nhật ký làm việc, biên bản xác nhận số liệu…

Đáng chú ý, Hướng dẫn nêu rõ hai nhóm tài liệu, thông tin được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán:

Nhóm 1: Bằng chứng liên quan đến số liệu, thông tin là căn cứ được trình bày tại Báo cáo kiểm toán/Biên bản kiểm toán.

Nhóm 2: Bằng chứng liên quan đến phát hiện, sai sót, hạn chế và kiến nghị kiểm toán.

Hướng dẫn nhấn mạnh bằng chứng kiểm toán phải đảm bảo tính thích hợp (chất lượng) và tính đầy đủ (số lượng).

Tính thích hợp được xem xét theo các yếu tố:

- Phù hợp với mục tiêu thủ tục kiểm toán và cơ sở dẫn liệu cần kiểm tra (ví dụ kiểm kê giúp chứng minh hiện hữu nhưng chưa đủ chứng minh quyền sở hữu nếu thiếu hồ sơ pháp lý);

- Liên quan chặt chẽ với mục tiêu, nội dung, tiêu chí kiểm toán;

-Hợp lệ, có ý nghĩa làm cơ sở hợp lý để đánh giá;

- Độ tin cậy phụ thuộc nguồn gốc và bối cảnh tạo lập/lưu trữ tài liệu, thông tin. Hướng dẫn cũng làm rõ một số nguyên tắc thực hành: bằng chứng từ nguồn độc lập bên ngoài thường tin cậy hơn; bằng chứng do KTVNN trực tiếp thu thập thường thuyết phục hơn; bằng chứng dạng văn bản thường đáng tin hơn lời nói; chứng từ gốc thường tin cậy hơn bản sao (trừ trường hợp bản sao có giá trị pháp lý như bản chính theo quy định).

Tính đầy đủ phụ thuộc xét đoán chuyên môn, chịu ảnh hưởng bởi đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu và chất lượng bằng chứng. Rủi ro càng cao thường cần thu thập càng nhiều bằng chứng; chất lượng bằng chứng càng tốt có thể giảm yêu cầu về số lượng, nhưng “nhiều” không đồng nghĩa “tốt”.

Hướng dẫn hệ thống hóa nguồn gốc bằng chứng theo 3 nhóm:

- Do KTVNN trực tiếp khai thác và phát hiện thông qua thủ tục kiểm toán (soát xét hồ sơ, kiểm tra thực tế, chứng kiến kiểm kê…). Trường hợp không thể sao chụp chứng từ gốc, có thể chứng từ hóa bằng biên bản làm việc, bảng kê chi tiết… có xác nhận của đơn vị liên quan để nâng chất lượng bằng chứng.

- Do đơn vị được kiểm toán cung cấp, gồm cả tài liệu do đơn vị phát hành và tài liệu do bên thứ ba phát hành nhưng lưu tại đơn vị. Khi sử dụng kết quả công việc của cán bộ chuyên môn/ chuyên gia do đơn vị thuê, KTVNN cần đánh giá năng lực, tính khách quan, mức độ phù hợp của kết quả với các bằng chứng khác.

- Thu thập từ bên ngoài, cần cân nhắc sự cần thiết, đánh giá độc lập/khách quan của nguồn cung cấp, đối chiếu tính nhất quán giữa các nguồn; trường hợp phát hiện mâu thuẫn hoặc nghi ngờ độ tin cậy phải điều chỉnh/bổ sung thủ tục kiểm toán.

Hướng dẫn nêu các nhóm thủ tục để thu thập bằng chứng gồm:

- Thủ tục đánh giá rủi ro (phỏng vấn, phân tích, quan sát và kiểm tra);

- Thử nghiệm kiểm soát khi dự kiến dựa vào kiểm soát hoặc khi chỉ thử nghiệm cơ bản chưa đủ; lưu ý kiểm soát trong môi trường CNTT và việc sử dụng bằng chứng từ kỳ kiểm toán trước;

- Thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục/nhóm giao dịch trọng yếu, đặc biệt khi có rủi ro đáng kể hoặc kiểm soát không hữu hiệu.

Về phương pháp thu thập, Hướng dẫn liệt kê các phương pháp thường dùng và yêu cầu vận dụng kết hợp: quan sát; kiểm tra-đối chiếu; xác nhận từ bên ngoài; tính toán lại; phỏng vấn; thủ tục phân tích; thực hiện lại.
Trên cơ sở bằng chứng thu thập được, KTVNN phải xem xét lại đánh giá ban đầu về rủi ro và trọng yếu; khi xuất hiện thông tin khác biệt đáng kể có thể phải thay đổi nội dung, lịch trình hoặc phạm vi thủ tục kiểm toán. Trường hợp chưa đủ bằng chứng thích hợp đối với cơ sở dẫn liệu trọng yếu, KTVNN phải thu thập bổ sung; nếu vẫn không thể thu thập đầy đủ, Hướng dẫn định hướng việc xem xét ý kiến ngoại trừ hoặc từ chối đưa ra ý kiến theo mức độ ảnh hưởng.

Chuẩn hóa hồ sơ, bảo đảm an toàn dữ liệu và phụ lục “cầm tay chỉ việc”

Hướng dẫn yêu cầu bằng chứng kiểm toán phải được soát xét, tổng hợp, phân loại, sắp xếp, mã hóa và lưu trong hồ sơ kiểm toán theo Chuẩn mực KTNN và quy định hiện hành. Với tài liệu số/tài liệu điện tử, cần bảo đảm tiêu chuẩn cấu trúc dữ liệu, tính toàn vẹn, xác thực, an toàn, khả năng truy cập lâu dài; khuyến khích xác thực bằng chữ ký số trong điều kiện phù hợp. Đối với bằng chứng thuộc danh mục bí mật nhà nước, thực hiện lưu giữ và khai thác theo quy định pháp luật và quy định nội bộ của KTNN.

Hướng dẫn ban hành kèm các phụ lục có tính “cầm tay chỉ việc”, bao gồm:

Phụ lục I: gợi ý bằng chứng liên quan số liệu/căn cứ trình bày tại báo cáo và biên bản kiểm toán theo từng lĩnh vực (ngân sách; doanh nghiệp – ngân hàng – tổ chức tín dụng; dự án đầu tư; kiểm toán hoạt động/chuyên đề…).

Phụ lục II: gợi ý bằng chứng đối với phát hiện, sai sót, hạn chế và kiến nghị.

Phụ lục III: gợi ý phương thức thu thập bằng chứng với một số khoản mục/sự kiện đặc biệt như hàng tồn kho, kiện tụng tranh chấp, gian lận trong lập và trình bày BCTC.

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc KTNN, các Đoàn KTNN, thành viên đoàn KTNN và các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kiểm toán có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán để tổng hợp, báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Xem Quyết định Quyết định 1798/QĐ-KTNN tại đây./.
 
Hà Linh