Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ, thích hợp bằng cách nào?
Để thu thập bằng chứng kiểm toán một cách đầy đủ, thích hợp, kiểm toán viên (KTV) cần xét đoán chuyên môn, kết hợp với 11 câu hỏi và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của mỗi loại bằng chứng.
Xét đoán chuyên môn kết hợp với 11 câu hỏi
Theo các chuyên gia của Quỹ Kiểm toán và trách nhiệm giải trình Canada (CAAF), bằng chứng kiểm toán là: Sự thật - kết quả của các thủ tục kiểm toán; là dữ liệu thô thu thập được cũng như dữ liệu đã phân tích; cơ sở để hình thành khung xương sống của kết luận và phát hiện kiểm toán và là cơ sở cho các khuyến nghị kiểm toán; có thể là “tốt” (tích cực) hoặc “xấu” (tiêu cực)…
Các KTV trẻ thường gặp thách thức trong việc xác định khi nào đủ bằng chứng kiểm toán, bằng chứng đó có cần thiết hay không, trong số dữ liệu đó, dữ liệu nào quan trọng nhất, thiếu dữ liệu nào, cần ưu tiên dữ liệu gì, tìm thêm dữ liệu ở đâu… Đôi khi, KTV mất quá nhiều thời gian để thu thập báo cáo nhưng báo cáo đó lại không quá quan trọng, vì vậy, cần xác định rõ mục đích cụ thể, nội dung trọng tâm của cuộc kiểm toán để xác định các loại bằng chứng cần thu thập. Thu thập mọi bằng chứng cũng không phải là cách hiệu quả.
Ngay từ khi lập kế hoạch cuộc kiểm toán, KTV thử mường tượng sẽ phát hiện gì từ cuộc kiểm toán, từ đó có thể thu hẹp diện tìm kiếm dữ liệu, tìm dữ liệu có trọng tâm, trọng điểm và lưu ý tránh thiên kiến. Để xác định bằng chứng kiểm toán đầy đủ, phù hợp, KTV cần xét đoán chuyên môn kết hợp với 11 câu hỏi (tham khảo): Nguồn của bằng chứng có đa dạng không, bằng chứng có đủ không, tại sao lại thế, KTV có thực sự hiểu bằng chứng này, bằng chứng có tính thuyết phục không, đây là hiện tượng đơn lẻ hay có tính hệ thống, liệu có bằng chứng trái ngược không, có đủ bằng chứng rằng điều gì đó không tồn tại (chẳng hạn đơn vị được kiểm toán không có kế hoạch chiến lược), liệu sự thiên lệch về nhận thức có làm thay đổi kết quả phân tích của KTV hay không, bằng chứng có đúng loại không, tác động của tình hình này là gì?
3 nhóm bằng chứng chính
Bà Sherazade Shafiq - Giám đốc Chương trình quốc tế CAAF - cho rằng, khi chuẩn bị thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV cần xác định cuộc kiểm toán sẽ cần loại bằng chứng gì, thông thường có 3 nhóm bằng chứng chính: Bằng chứng tài liệu, bằng chứng vật lý (ảnh, video) và lời chứng (câu hỏi điều tra, phỏng vấn), hoặc kết hợp cả 3 nhóm này.
Bằng chứng tài liệu gồm: Báo cáo, file excel, cơ sở dữ liệu, báo cáo của đơn vị tư vấn về đơn vị được kiểm toán, báo cáo kiểm toán nội bộ… Bằng chứng vật lý không chỉ được thực hiện khi đi thực địa, đi kiểm tra xem quy trình của đơn vị được kiểm toán như thế nào để ghi nhận lại bằng hình ảnh, video mà KTV nên đề nghị họ làm thử. Chẳng hạn, KTV yêu cầu đơn vị được kiểm toán “chạy thử” quy trình đấu thầu hoặc quy trình quản lý nguồn thu. Lời chứng là ý kiến của cán bộ, nhân viên của đơn vị được kiểm toán, của chuyên gia và các bên liên quan để KTV so sánh, đối chiếu với thông tin trong tài liệu do đơn vị cung cấp.
Mỗi nhóm bằng chứng nêu trên có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bằng chứng tài liệu dễ thu thập, bởi hầu hết tài liệu này là bản mềm, KTV dễ thu thập, có thể gửi qua email, dễ dàng phân tích hơn khi phải sử dụng bản cứng. Tuy nhiên, bằng chứng là tài liệu liên quan đến bên thứ 3 như báo cáo được thực hiện bởi bên tư vấn cho đơn vị được kiểm toán hay báo cáo kiểm toán nội bộ cần được KTV xem xét tính xác thực của tài liệu. Trong một số trường hợp, tài liệu là bản cứng cũng có thể khó thu thập do đơn vị được kiểm toán không cung cấp đầy đủ.
Bằng chứng vật lý rất tốt để hỗ trợ KTV có thể xác thực tình hình của đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên, thành viên của đơn vị được kiểm toán có thể thay đổi hành vi khi đoàn kiểm toán đến làm việc. Điều này cũng giống như việc, nếu đứa trẻ biết mẹ sẽ kiểm tra phòng thì bé sẽ dọn dẹp phòng sạch sẽ trước khi mẹ kiểm tra. Đơn vị được kiểm toán cũng vậy, nếu biết KTV đến làm việc, có thể họ sẽ thay đổi hành vi để che giấu sự thật nào đó hoặc khi KTV đến cơ sở thì điều xảy ra vào ngày hôm đó lại không xảy ra hằng ngày. Đó chính là hạn chế của bằng chứng vật lý.
Theo bà Sherazade Shafiq, điều thú vị nhất là lời chứng. Bởi lẽ, các cuộc phỏng vấn cho phép KTV có thể đào sâu thêm câu hỏi, chẳng hạn, người được phỏng vấn nói với KTV: 10 năm trước tôi đã nói với sếp của tôi về điều đó nhưng không được lắng nghe hoặc vấn đề này thế nọ, thế kia… KTV có thể được đơn vị dẫn đến một nơi chưa thể tưởng tượng, thậm chí KTV chưa biết về điều đó… Từ đó, KTV phát hiện những nguy cơ mới, những nguyên nhân mới và có thể kiến nghị kiểm toán có giá trị. Lời chứng có được tùy thuộc vào mối quan hệ, vào phương pháp, kỹ năng của KTV khi trao đổi, thảo luận với người được phỏng vấn.
Đây là một loại bằng chứng kiểm toán có giá trị mạnh nhất, thế nhưng, KTV cũng phải thận trọng bởi vì, kết quả phỏng vấn hôm nay có thể khác kết quả phỏng vấn của ngày mai và 2 KTV khác nhau có phong cách phỏng vấn khác nhau, kỹ thuật phỏng vấn khác nhau sẽ dẫn đến kết quả khác nhau. Hơn nữa, việc trả lời phỏng vấn cũng phụ thuộc vào tâm trạng, quan điểm của người trả lời. Chính vì thế, lời chứng có nguy cơ mang tính chủ quan. Lời chứng là bằng chứng có giá trị mạnh nhất nhưng cũng là một biện pháp khó nhất, nó đòi hỏi kỹ năng phỏng vấn - kỹ năng rất quan trọng và cũng là kỹ năng khó đối với KTV./.
3 nhóm bằng chứng kiểm toán chính.
THÙY ANH
Theo các chuyên gia của Quỹ Kiểm toán và trách nhiệm giải trình Canada (CAAF), bằng chứng kiểm toán là: Sự thật - kết quả của các thủ tục kiểm toán; là dữ liệu thô thu thập được cũng như dữ liệu đã phân tích; cơ sở để hình thành khung xương sống của kết luận và phát hiện kiểm toán và là cơ sở cho các khuyến nghị kiểm toán; có thể là “tốt” (tích cực) hoặc “xấu” (tiêu cực)…
Các KTV trẻ thường gặp thách thức trong việc xác định khi nào đủ bằng chứng kiểm toán, bằng chứng đó có cần thiết hay không, trong số dữ liệu đó, dữ liệu nào quan trọng nhất, thiếu dữ liệu nào, cần ưu tiên dữ liệu gì, tìm thêm dữ liệu ở đâu… Đôi khi, KTV mất quá nhiều thời gian để thu thập báo cáo nhưng báo cáo đó lại không quá quan trọng, vì vậy, cần xác định rõ mục đích cụ thể, nội dung trọng tâm của cuộc kiểm toán để xác định các loại bằng chứng cần thu thập. Thu thập mọi bằng chứng cũng không phải là cách hiệu quả.
Ngay từ khi lập kế hoạch cuộc kiểm toán, KTV thử mường tượng sẽ phát hiện gì từ cuộc kiểm toán, từ đó có thể thu hẹp diện tìm kiếm dữ liệu, tìm dữ liệu có trọng tâm, trọng điểm và lưu ý tránh thiên kiến. Để xác định bằng chứng kiểm toán đầy đủ, phù hợp, KTV cần xét đoán chuyên môn kết hợp với 11 câu hỏi (tham khảo): Nguồn của bằng chứng có đa dạng không, bằng chứng có đủ không, tại sao lại thế, KTV có thực sự hiểu bằng chứng này, bằng chứng có tính thuyết phục không, đây là hiện tượng đơn lẻ hay có tính hệ thống, liệu có bằng chứng trái ngược không, có đủ bằng chứng rằng điều gì đó không tồn tại (chẳng hạn đơn vị được kiểm toán không có kế hoạch chiến lược), liệu sự thiên lệch về nhận thức có làm thay đổi kết quả phân tích của KTV hay không, bằng chứng có đúng loại không, tác động của tình hình này là gì?
3 nhóm bằng chứng chính
Bà Sherazade Shafiq - Giám đốc Chương trình quốc tế CAAF - cho rằng, khi chuẩn bị thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV cần xác định cuộc kiểm toán sẽ cần loại bằng chứng gì, thông thường có 3 nhóm bằng chứng chính: Bằng chứng tài liệu, bằng chứng vật lý (ảnh, video) và lời chứng (câu hỏi điều tra, phỏng vấn), hoặc kết hợp cả 3 nhóm này.
Bằng chứng tài liệu gồm: Báo cáo, file excel, cơ sở dữ liệu, báo cáo của đơn vị tư vấn về đơn vị được kiểm toán, báo cáo kiểm toán nội bộ… Bằng chứng vật lý không chỉ được thực hiện khi đi thực địa, đi kiểm tra xem quy trình của đơn vị được kiểm toán như thế nào để ghi nhận lại bằng hình ảnh, video mà KTV nên đề nghị họ làm thử. Chẳng hạn, KTV yêu cầu đơn vị được kiểm toán “chạy thử” quy trình đấu thầu hoặc quy trình quản lý nguồn thu. Lời chứng là ý kiến của cán bộ, nhân viên của đơn vị được kiểm toán, của chuyên gia và các bên liên quan để KTV so sánh, đối chiếu với thông tin trong tài liệu do đơn vị cung cấp.
Mỗi nhóm bằng chứng nêu trên có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bằng chứng tài liệu dễ thu thập, bởi hầu hết tài liệu này là bản mềm, KTV dễ thu thập, có thể gửi qua email, dễ dàng phân tích hơn khi phải sử dụng bản cứng. Tuy nhiên, bằng chứng là tài liệu liên quan đến bên thứ 3 như báo cáo được thực hiện bởi bên tư vấn cho đơn vị được kiểm toán hay báo cáo kiểm toán nội bộ cần được KTV xem xét tính xác thực của tài liệu. Trong một số trường hợp, tài liệu là bản cứng cũng có thể khó thu thập do đơn vị được kiểm toán không cung cấp đầy đủ.
Bằng chứng vật lý rất tốt để hỗ trợ KTV có thể xác thực tình hình của đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên, thành viên của đơn vị được kiểm toán có thể thay đổi hành vi khi đoàn kiểm toán đến làm việc. Điều này cũng giống như việc, nếu đứa trẻ biết mẹ sẽ kiểm tra phòng thì bé sẽ dọn dẹp phòng sạch sẽ trước khi mẹ kiểm tra. Đơn vị được kiểm toán cũng vậy, nếu biết KTV đến làm việc, có thể họ sẽ thay đổi hành vi để che giấu sự thật nào đó hoặc khi KTV đến cơ sở thì điều xảy ra vào ngày hôm đó lại không xảy ra hằng ngày. Đó chính là hạn chế của bằng chứng vật lý.
Theo bà Sherazade Shafiq, điều thú vị nhất là lời chứng. Bởi lẽ, các cuộc phỏng vấn cho phép KTV có thể đào sâu thêm câu hỏi, chẳng hạn, người được phỏng vấn nói với KTV: 10 năm trước tôi đã nói với sếp của tôi về điều đó nhưng không được lắng nghe hoặc vấn đề này thế nọ, thế kia… KTV có thể được đơn vị dẫn đến một nơi chưa thể tưởng tượng, thậm chí KTV chưa biết về điều đó… Từ đó, KTV phát hiện những nguy cơ mới, những nguyên nhân mới và có thể kiến nghị kiểm toán có giá trị. Lời chứng có được tùy thuộc vào mối quan hệ, vào phương pháp, kỹ năng của KTV khi trao đổi, thảo luận với người được phỏng vấn.
Đây là một loại bằng chứng kiểm toán có giá trị mạnh nhất, thế nhưng, KTV cũng phải thận trọng bởi vì, kết quả phỏng vấn hôm nay có thể khác kết quả phỏng vấn của ngày mai và 2 KTV khác nhau có phong cách phỏng vấn khác nhau, kỹ thuật phỏng vấn khác nhau sẽ dẫn đến kết quả khác nhau. Hơn nữa, việc trả lời phỏng vấn cũng phụ thuộc vào tâm trạng, quan điểm của người trả lời. Chính vì thế, lời chứng có nguy cơ mang tính chủ quan. Lời chứng là bằng chứng có giá trị mạnh nhất nhưng cũng là một biện pháp khó nhất, nó đòi hỏi kỹ năng phỏng vấn - kỹ năng rất quan trọng và cũng là kỹ năng khó đối với KTV./.
3 nhóm bằng chứng kiểm toán chính.
THÙY ANH
