Ngô Minh Kiểm - Phó Kiểm toán trưởng KTNN khu vực II
Qua thực tế việc áp dung thử nghiệm ghi chép nhật ký kiểm toán trên phầm mềm điện tử, nhận thấy việc triển khai ghi chép nhật ký kiểm toán trên phần mềm là cần thiết và có rất nhiều ưu điểm, song cần phải hoàn thiện, cụ thể như sau:
Về ưu điểm
- Việc triển khai áp dụng thử nghiệm phần mềm Quản lý thông tin ghi nhật ký kiểm toán thể hiện sự quyết tâm rất lớn của Lãnh đạo KTNN trong việc tăng cường kiểm tra kiểm soát các hoạt động kiểm toán nhằm nâng cao kỷ luật kỷ cương trong hoạt động công vụ, góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm toán theo Chỉ thị 1618/CT-KTNN của KTNN;
- Đưa công tác ghi chép nhật ký kiểm toán dần đi vào nề nếp, nâng cao ý thức của các KTV trong việc ghi chép nhật ký, khắc phục tình trạng ghi nhật ký mang tính chất hồi ký, không kịp thời;
- Lãnh đạo đơn vị, trưởng đoàn kiểm toán có thể kiểm tra nhật ký kiểm toán của các KTV ngay cả khi không làm việc trực tiếp tại các tổ kiểm toán nên có thể nắm tình hình, tiến độ, kết quả kiểm toán về cả số liệu và tình hình kiểm toán, ý thức làm việc của từng KTV để thực hiện kiểm soát, chỉ đạo sát sao hơn đối với các Tổ kiểm toán, có nhiều thời gian để xem xét tính pháp lý của các kết luận kiểm toán, trao đổi các phát hiện giữa các tổ kiểm toán để đi sâu rà soát các nội dung tương tự để nâng cao các phát hiện, hạn chế rủi ro;
- Giảm bớt công việc soát xét, hồ sơ dồn vào cuối cuộc kiểm toán do Lãnh đạo, Trưởng đoàn, Tổ trưởng có thể thực hiện soát xét ngay trong thời gian kiểm toán.
Một số tồn tại khó khăn
- Trong trường hợp khi làm việc ở vùng sâu, vùng xa hay mất điện và không có Internet, thiếu USD 3G các KTV không ghi được đầy đủ các ngày;
- Nhiều KTV trình độ sử dụng máy tính còn hạn chế nên khi mới đưa vào áp dụng vẫn còn nhiều lỗi;
- Phần mềm vẫn có các lỗi chưa xử lý được: Trong một ngày thực hiện ở cả 2 đơn vị máy không hiểu để thể hiện ở cả 2 mục (buổi sáng một đơn vị, buổi chiều một đơn vị khác) khi đó khi KTV mở mục đơn vị mới không thấy tên mình để ghi;
- Chưa thực hiện được việc rút ngắn các bước xử lý công việc như Tổng hợp nhanh kết quả kiểm toán để phục vụ cho công tác báo cáo 10 ngày, báo cáo đột xuất;
- Thời gian khóa sổ hàng ngày chưa thật sự hợp lý dẫn đến các Tổ trưởng, Trường đoàn không thể góp ý, chỉ đạo các KTV ghi đầy đủ các nội dung, theo đúng các hướng dẫn vì đa số các KTV ghi nhật ký vào thời điểm ngoài giờ, sau thời thời gian làm việc trong ngày. Đến thời điểm đó Tổ trưởng không thể chi đạo các KTV ghi bổ sung được vì đã khóa sổ, trong khi đó theo quy định Tổ trưởng phải thực hiện kiểm tra việc ghi chép nhật ký của các thành viên trong Tổ nên đã gây áp lực rất lớn cho Tổ trưởng do thiếu thời gian (nếu kiểm tra hết thì phải làm cả đêm);
- Việc điều chỉnh tên đơn vị được kiểm toán thực hiện ở trên Phòng tin học chưa hợp lý, khó điều chỉnh kịp thời trong trường hợp các tổ kiểm toán, KTV thay đổi đơn vị được kiểm toán, vì vậy nên giao cho các trưởng đoàn cập nhật, điều chỉnh, có như vậy mới đảm bảo kịp thời;
- Công tác quản lý bảo mật thông tin khó kiểm soát, có thể bị lộ các thông tin khi chưa chính thức công khai.
Một số kiến nghị
- Thời gian khóa sổ nên cho phép điều chỉnh trong thời hạn từ 2 đến 3 ngày để Tổ trưởng và Trưởng đoàn soát xét trước, chỉ đạo ghi bổ sung các nội dung còn thiếu, chỉnh sửa các lỗi sai sót theo đúng quy định của Quy chế đoàn kiểm toán;
- Đẩy nhanh tốc độ xử lý của máy tính vì hiện nay quá chậm; nên bổ sung chức năng tổng hợp số liệu phát hiện sai sót đến thời điểm của ngày làm việc để tiết kiệm thời gian của Tổ trưởng và thời gian tổng hợp của KTV;
- Trang bị thiết bị máy tính và các USB 3G cho tất cả các KTV;
- Khắc phục các tồn tại về thiết kế phần mềm: giao diện, tăng cường chế độ bảo mật thông tin;
- Việc vào danh sách, số hiệu thẻ KTV, đơn vị được kiểm toán nên giao cho Trưởng đoàn thực hiện thì sẽ hợp lý và kịp thời hơn.
Trên đây là một số ý kiến tham gia của bản thân đúc rút từ thực tiễn thử nghiệm ghi chép trên phần mềm nhật ký điện tử, rất mong Phòng Tin học KTNN hoàn thiện để việc ghi chép được thuận lợi hơn khi áp dụng rộng rãi trong toàn ngành.
Theo Báo Kiểm toán số cuối tháng 11/2013