(sav.gov.vn) – Tổng Kiểm toán nhà nước Ngô Văn Tuấn vừa ký Quyết định số Quyết định số 09/2024/QĐ-KTNN ngày 27 tháng 12 năm 2024 ban hành quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (KTNN).
Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc KTNN được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, các Đoàn kiểm toán của KTNN, Kiểm toán viên nhà nước (KTVNN), tổ chức và cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán, cộng tác viên KTNN và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán.
Theo Quy định, danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động KTNN; hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).
Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán bao gồm:
1. Các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán (KHKT) tổng quát, gồm:
a) Công văn và đề cương khảo sát thu thập thông tin để lập KHKT gửi đơn vị được khảo sát;
b) Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, hoặc các số liệu, thông tin tài chính của đơn vị được kiểm toán, báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư trong trường hợp đơn vị được kiểm toán chưa lập báo cáo quyết toán, báo cáo khác liên quan;
c) Các báo cáo, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành về triển khai, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị được kiểm toán có liên quan đến việc lập KHKT tổng quát (nếu có);
d) Các hồ sơ, tài liệu có liên quan đối với vụ việc có dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực được phát hiện trong quá trình khảo sát thu thập thông tin lập KHKT tổng quát theo quy định của KTNN (nếu có);
đ) Các tài liệu khác có liên quan đến quá trình khảo sát, thu thập thông tin lập KHKT tổng quát (nếu có).
2. Dự thảo KHKT tổng quát và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát, gồm:
2.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng
a) Dự thảo KHKT tổng quát của cuộc kiểm toán do Đoàn kiểm toán trình Kiểm toán trưởng xét duyệt;
b) Báo cáo kết quả thẩm định KHKT của bộ phận có chức năng kiểm soát, thẩm định;
c) Biên bản họp thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng;
d) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán (nếu có);
đ) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng (nếu có).
2.2. Xét duyệt của Tổng KTNN
a) Tờ trình của Kiểm toán trưởng kèm dự thảo KHKT tổng quát trình Tổng KTNN xét duyệt;
b) Các báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng kiểm soát, thẩm định đối với dự thảo KHKT tổng quát;
c) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;
d) Thông báo kết luận của Tổng KTNN tại cuộc họp xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát. Trường hợp không tổ chức xét duyệt: Các văn bản liên quan đến chỉ đạo của Tổng KTNN và ý kiến của các Vụ tham mưu với đơn vị chủ trì/Đoàn kiểm toán về dự thảo KHKT tổng quát;
đ) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Tổng KTNN trước khi ban hành quyết định kiểm toán (nếu có).
3. Tờ trình kèm KHKT tổng quát đã hoàn thiện đề nghị ban hành quyết định kiểm toán; Tờ trình kèm KHKT tổng quát điều chỉnh, bổ sung và các tài liệu có liên quan (nếu có).
4. Quyết định kiểm toán; Tờ trình kèm tài liệu liên quan đến điều chỉnh, bổ sung quyết định kiểm toán và quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nếu có).
5. Các báo cáo được kiểm toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác liên quan số liệu và thông tin tại Báo cáo kiểm toán (nếu có thay đổi so với điểm b, khoản 1 Điều này).
6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).
7. Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc kiểm tra, chấn chỉnh, chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán (nếu có), như: Văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm toán của các cấp đối với Đoàn kiểm toán; các tài liệu liên quan đến việc kiểm tra, chấn chỉnh trong hoạt động của Đoàn kiểm toán...
8. Báo cáo định kỳ và đột xuất (nếu có) của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo KTNN.
9. Nhật ký công tác của Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó Trưởng Đoàn kiểm toán (nếu có).
10. Các biên bản họp Đoàn kiểm toán.
11. Các dự thảo Báo cáo kiểm toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán, gồm:
11.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng
a) Dự thảo Báo cáo kiểm toán trình Kiểm toán trưởng;
b) Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán Đoàn kiểm toán (đến giai đoạn xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán);
c) Quyết định thành lập Tổ thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán; Báo cáo thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán;
d) Biên bản họp xét duyệt của Kiểm toán trưởng đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;
đ) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán;
e) Các văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và bằng chứng kèm theo (nếu có);
g) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng (nếu có).
11.2. Xét duyệt của Tổng KTNN
a) Tờ trình xét duyệt kèm dự thảo Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện theo kết quả xét duyệt của Kiểm toán trưởng;
b) Báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng thẩm định đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;
c) Báo cáo kết quả giám sát hoạt động kiểm toán hoặc Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán liên quan đến Đoàn kiểm toán (nếu có);
d) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;
đ) Thông báo kết luận của Tổng KTNN về xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán. Trường hợp không tổ chức xét duyệt: Các văn bản liên quan đến chỉ đạo của Tổng KTNN và ý kiến của các Vụ tham mưu với đơn vị chủ trì/Đoàn kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán;
e) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổng KTNN (nếu có).
12. Công văn kèm theo dự thảo Báo cáo kiểm toán gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.
13. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán (nếu có).
14. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và bằng chứng kèm theo (nếu có).
15. Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Báo cáo kiểm toán.
16. Biên bản họp thông qua dự thảo Báo cáo kiểm toán với đơn vị được kiểm toán (nếu có).
17. Tờ trình kèm Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện của Kiểm toán trưởng trình Tổng KTNN về việc phát hành Báo cáo kiểm toán.
18. Các văn bản trao đổi giữa các Vụ tham mưu với đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán trước khi Tổng KTNN phát hành Báo cáo kiểm toán (nếu có).
19. Công văn phát hành kèm theo Báo cáo kiểm toán.
20. Tờ trình của Trưởng Đoàn kiểm toán về việc đề nghị phát hành Thông báo kết quả kiểm toán tại các đơn vị kiểm toán chi tiết.
21. Công văn thông báo kết quả, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
22. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có).
23. Các biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kết quả kiểm soát của các Đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát (ngoài tài liệu tại tiết c điểm 11.2 khoản 11 Điều này) và các tài liệu khác có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).
24. Văn bản gửi, văn bản trả lời của các cơ quan chức năng về chính sách, chế độ và các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).
25. Công văn gửi Kho bạc nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.
26. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; Biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính của đơn vị được kiểm toán liên quan hoạt động của Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, KTVNN; Quyết định cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính và các tài liệu liên quan kèm theo (nếu có).
27. Các hồ sơ, tài liệu có liên quan đối với vụ việc có dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực được phát hiện trong quá trình kiểm toán theo quy định của KTNN (nếu có) (ngoài các tài liệu tại điểm d khoản 1 Điều này).
28. Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay đổi nhân sự của Đoàn kiểm toán (nếu có).
29. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến kết quả chấm điểm và xếp loại Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán của Trưởng đoàn kiểm toán và của Kiểm toán trưởng.
30. Các tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).
Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, bao gồm:
1. Các báo cáo được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu như: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư và các báo cáo khác có liên quan đến số liệu và thông tin tại Biên bản kiểm toán, Biên bản kiểm tra, đối chiếu (phù hợp với lĩnh vực hoặc cuộc kiểm toán).
2. KHKT chi tiết và các Tờ trình kèm KHKT chi tiết điều chỉnh, bổ sung (nếu có).
3. Tờ trình kiểm tra, đối chiếu; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu; Công văn về phối hợp trong kiểm tra, đối chiếu (nếu có); Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu; Kế hoạch kiểm tra hiện trường (nếu có).
4. Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu; cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán và kiểm tra, đối chiếu (nếu có).
5. Nhật ký kiểm toán.
6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).
7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán (nếu có), như: Văn bản chỉ đạo về hoạt động kiểm toán đối với Tổ kiểm toán; Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của lãnh đạo Đoàn kiểm toán, lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán đối với Tổ kiểm toán...
8. Báo cáo định kỳ và đột xuất (nếu có) của Tổ kiểm toán gửi Trưởng Đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng.
9. Bằng chứng kiểm toán liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Biên bản kiểm toán và các phát hiện kiểm toán làm cơ sở cho kết luận, kiến nghị kiểm toán.
10. Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán.
11. Biên bản kiểm toán; biên bản kiểm tra, đối chiếu; biên bản làm việc (nếu có).
12. Biên bản họp Tổ kiểm toán.
13. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng Đoàn kiểm toán phê duyệt; Tờ trình Trưởng đoàn kèm dự thảo Biên bản kiểm toán đã hoàn thiện của Tổ kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng để cho ý kiến chỉ đạo trước khi tổ chức thông qua đơn vị (nếu có).
14. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông qua (hoặc gửi lấy ý kiến) với đơn vị được kiểm toán.
15. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).
16. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và bằng chứng kèm theo (nếu có).
17. Biên bản họp thông qua dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán với đơn vị được kiểm toán (nếu có).
18. Văn bản tiếp thu, giải trình của Tổ kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Biên bản kiểm toán (nếu có).
19. Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán.
20. Tờ trình của Tổ trưởng Tổ kiểm toán về việc xin phát hành Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết.
21. Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán qua kiểm toán, đối chiếu cho các bên liên quan (nếu có).
22. Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát tại Tổ kiểm toán (nếu có).
23. Các hồ sơ, tài liệu của Tổ kiểm toán có liên quan đối với vụ việc có dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực được phát hiện trong quá trình kiểm toán theo quy định của KTNN (nếu có).
24. Tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán (nếu có).
Bên cạnh đó, KTNN có các quy định chi tiết về danh mục: Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động KTNN; Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng.
Về chế độ nộp lưu hồ sơ kiểm toán, mỗi Đoàn kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc KTNN lập thành một hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục I của quy định này.
Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm tổ chức lập danh mục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động KTNN được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.
KTNN chuyên ngành, Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại trước khi nộp vào lưu trữ của KTNN do Văn phòng KTNN quản lý. KTNN khu vực có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại của KTNN khu vực.
Chậm nhất 12 tháng, kể từ ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành, KTNN chuyên ngành, Vụ tham mưu phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ của KTNN do Văn phòng KTNN quản lý; KTNN khu vực phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ do Văn phòng KTNN khu vực quản lý. Trường hợp có nhu cầu giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo quy định của KTNN.
Đối với các hồ sơ, tài liệu có liên quan phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định: Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán của KTNN (đối với KTNN chuyên ngành, Vụ tham mưu); nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ của KTNN khu vực (đối với KTNN khu vực).
Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng quy định của KTNN.
Việc số hóa, tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định của KTNN.
Nhật ký công tác, Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của KTNN.
Lập mục lục hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục I kèm theo).
Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của KTNN.
Về khai thác hồ sơ kiểm toán, KTNN quy định, đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của pháp luật và của KTNN.
Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán
a) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán đã bàn giao về kho lưu trữ của KTNN và của KTNN khu vực: Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định của KTNN;
b) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán chưa được bàn giao về kho lưu trữ của KTNN và của KTNN khu vực: Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc KTNN do Kiểm toán trưởng quyết định theo quy định của KTNN.
PV