PGS.TS NGUYỄN QUANG HÙNG
Ở nghĩa rộng có thể hiểu, bất kỳ một dạng kiểm toán nào đều là việc kiểm soát một phạm trù nào đó của quản lý. Kiểm toán cơ cấu tổ chức là việc kiểm tra cơ cấu tổ chức (các mối quan hệ của cơ cấu tổ chức và quá trình kinh doanh) tìm ra sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức với quy mô và tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Ở bài viết này tác giả muốn đề cập đến các vấn đề liên quqn đến kiểm toán cơ cấu tổ chức: Sự cần thiết, mục đích và các giai đoạn của kiểm toán cơ cấu tổ chức.
1. Kiểm toán cơ cấu tổ chức và các mục tiêu cơ bản của kiểm toán cơ cấu tổ chức
Chúng ta đã quen thuộc với khái niệm kiểm toán các hoạt động kinh tế-tài chính trong đơn vị. Tuy nhiên, ở nghĩa rộng có thể hiểu, bất kỳ một dạng kiểm toán nào- là việc kiểm soát một phạm trù nào đó của quản lý.
Kiểm toán cơ cấu tổ chức là việc kiểm tra cơ cấu tổ chức (các mối quan hệ của cơ cấu tổ chức và quá trình kinh doanh) tìm ra sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức với quy mô và tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm toán cần xác định mục đích, nhiệm vụ, chức năng, giá trị và khả năng để phát triển cơ cấu đó. Kiểm toán cơ cấu được thực hiện với mục đích phát hiện những rủi ro tổ chức, rủi ro tài chính khi thiết lập cơ cấu, thậm chí cả sự thiệt hại tài chính của doanh nghiệp mà rủi ro có thể đem lại. Nếu như cơ cấu tổ chức là một phần của hệ thống thì kiểm toán cần xác định hiệu quả của cơ cấu đã thiết lập.
Kiểm toán cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm việc xác định cơ cấu tổ chức, mô tả sự phân bổ quyền hạn và trách nhiệm giữa các nhân viên và các bộ phân, việc ban hành chính sách của doanh nghiệp, quy định về các bộ phận, hướng dẫn thực hiện chức trách, nguyên tắc kế hoạch hóa, kế toán, phân tích và ra quyết định về tất cả các phạm trù quản lý (marketing, logictic, sản xuất…), phân tích các phương án khác nhau để xây dựng hệ thống quản lý sẽ cho phép lãnh đạo doanh nghiệp hoặc các bộ phận riêng biệt chấn chỉnh hoạt động và giảm chi phí để thực hiện quản lý doanh nghiệp có hiệu quả nhất.
2. Khi nào cần tiến hành kiểm toán cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp- không đơn giản là sơ đồ trên đó chỉ ra các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức cần phản ánh logic hoạt động của tổ chức và phù hợp với các hướng chiến lược phát triển của tổ chức. Để hiểu được logic xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, xác định xem nó có hoàn thành nhiệm vụ đặt lên nó hay không và khả năng tồn tại của nó thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm toán cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Vậy trong trường hợp nào nên tiến hành kiểm toán cơ cấu tổ chức. Có thể nêu ra đây một số trường hợp như sau:
· Nhân viên không hiểu rõ ai chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm cái gì;
· Mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận và từng nhân viên không tối ưu; tồn tại những vùng “không chịu trách nhiệm” hoặc trách nhiệm chồng chéo;
· Hiệu quả của quá trình kinh doanh hiện tại không cho phép ngăn ngừa được kết quả tiêu cực và hoàn thiện hoạt động;
· Cơ cấu của doanh nghiệp không phản ánh đúng thực trạng các quá trình vận hành của nó- sự khác biệt trong mối quan hệ phụ thuộc hành chính và chức năng dẫn tới sự mâu thuẫn và xung đột.
Trong điều kiện phát triển và mở rộng kinh doanh thì lợi ích của chủ sở hữu doanh nghiệp ngày càng dịch chuyển khỏi việc tích lũy trực tiếp tiền bạc về phía khoản đầu tư cho các tài sản được mua sắm, tái đầu tư hoặc mở rộng kinh doanh, xây dựng cơ cấu marketing mới. Trong các chức năng quản lý xuất hiện phạm trù chức năng kiểm soát và phân tích, chức năng quản lý sẽ được phân chia lại trong số các nhân viên quản lý, mang thêm mục đích và ý nghĩa mới. Liên quan đến việc đó xuất hiện sự cần thiết tiến hành kiểm toán cơ cấu.
Việc phân chia các chức năng quản lý đòi hỏi những yêu cầu mới về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nâng cao ý nghĩa của hệ thống kế toán quản trị, kiểm soát nội bộ, phân tích kinh tế- tài chính. Nhiều DN phải chịu cái gọi là “ tăng trưỏng ốm yếu” khi mà cơ cấu tổ chức và hệ thống kế toán trước khi được hoàn thiện đóng kín trong phạm vi của người sáng lập, của chủ sở hữu đã trở nên kìm hoãn sự phát triển trong tương lai. Đối với nhiều DN sự cần thiết phải phân chia các chức năng thực hiện, chức năng kiểm soát, và chức năng phân tích, các chức năng đó đặc biệt trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa được kết hợp nhằm mục đích tiết kiệm.
Nhu cầu về kiểm toán tổ chức trong giai đoạn hiện nay được hình thành do các yếu tố sau đây:
Yếu tố bên trong: giảm tốc độ phát triển của DN ( về doanh thu, số lượng nhân viên, số lượng các bộ phận trong cơ cấu) so với sự phát triển của hệ thống quản lý doanh nghiệp, trong số đó có hệ thống kiểm toán nội bộ
Yếu tố bên ngoài: Sự tăng cường chức năng kiểm soát, tăng cường trách nhiệm cá nhân, sự cần thiết phải phân chia chức năng và trách nhiệm của nhân viên một cách rõ ràng.
3. Mục đích của kiểm toán cơ cấu – phát hiện sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và các văn bản chỉ dẫn, văn bản thực hiện với quy mô và tính chất hoạt động của DN. Trong thành phần các tài liệu cần kiểm tra bao gồm: điều lệ, các quy định hoạt động các bộ phận, quy định về chức trách, quy định về lưu chuyển tài liệu tài chính và tài liệu nội bộ.
Kết quả mà chúng ta sẽ nhận được
· Củng cố vùng trách nhiệm và quyền hạn;
· Phân chia một cách rõ ràng chức năng quản lý theo từng khâu của tổ chức;
· Xác định chính xác vị trí của từng nhân viên và của từng bộ phận trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;
· Nâng cao hiệu quả phối hợp hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu và từng nhân viên; nâng cao được chất lượng và tốc độ ra quyết định và thực hiện các quyết định đồng thời với việc giảm thiểu các sai sót, hạn chế.
Sự thay đổi vùng trách nhiệm và quyền hạn thường dẫn đến sự phản kháng của nhân viên ở mức độ quản lý khác nhau.
4. Các giai đoạn của kiểm toán cơ cấu tổ chức. Kiểm toán cơ cấu tổ chức được chia làm 3 giai đoạn.
· Xác định rủi ro tài chính liên quan tới việc thiết lập và công việc của doanh nghiệp hoặc của từng bộ phận riêng biệt (ở giai đoạn này xác định tính hợp lý tồn tại của doanh nghiệp hay các bộ phận riêng biệt)
· Đánh giá mối quan hệ trong cơ cấu và quá trình kinh doanh (phát hiện những chức năng bị trùng lặp, phụ thuộc kép, trách nhiệm kép, tình trạng không ai chịu trách nhiệm, phân tích quá trình kinh doanh)
· Điều chỉnh tài liệu của cơ cấu tổ chức (tài liệu về cơ cấu tổ chức và các quá trình kinh doanh của các đơn vị trong cơ cấu và các tiêu chuẩn quản lý, đối chiếu hoặc hình thành hệ thống tài liệu).
Sơ đồ quyết định phân tích cơ cấu tổ chức được đưa ra ở hình 1.
Giai đoạn 1: Xác định rủi ro tài chính liên quan tới việc thiết lập hoặc công việc của cơ cấu tổ chức.
Ở giai đoạn 1 cần xác định tình trạng hiện tại của doanh nghiệp hoặc của các bộ phận và dự đoán sự phát triển của cơ cấu, khả năng làm việc của cơ cấu, sự cần thiết phải đóng cửa doanh nghiệp hoặc các bộ phận, đưa vào cơ cấu của doanh nghiệp hoặc các bộ phận của doanh nghiệp sự điều chỉnh hoặc tái cấu trúc quá trình kinh doanh và các mối quan hệ trong cơ cấu trên góc độ tài chính.
Tùy thuộc vào quy mô mong muốn của doanh nghiệp trong tương lai, đặc điểm của chính sách sản phẩm và tiềm năng, nơi bố trí sản xuất cần thiết phải lựa chọn đúng đắn cơ cấu hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức và hình thức pháp lý.
Tất cả điều đó chia làm 4 bước
1. Xác định vấn đề: đối tượng và mục đích kế hoạch hóa cơ cấu tổ chức pháp lý của doanh nghiệp.
2. Tìm kiếm: xây dựng các phương án cơ cấu tổ chức- pháp lý khác nhau.
3. Đánh giá: đánh giá các phương án cơ cấu tổ chức- pháp lý khác nhau.
4. Ra quyết định: lựa chọn cơ cấu tổ chức- pháp lý phù hợp nhất.
Giai đoạn 2: Đánh giá mối quan hệ cơ cấu và quá trình kinh doanh. Ở giai đoạn này cần xác định:
· Danh mục các nguồn có thể sử dụng để làm thông tin về công việc của hệ thống quản lý hiện hành;
· Khối lượng thông tin cần thiết để phân tích, đánh giá một cách đầy đủ hệ thống quản lý;
· Danh mục các phạm trù của các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp;
· Hình thức nhận thông tin;
· Thời hạn nhận thông tin.
Để làm điều đó cần thiết lập phiếu thông tin.
Phiếu thông tin - thực chất là kế hoạch kiểm toán cơ cấu tổ chức và các bộ phận chức năng, nhưng để lập phiếu cần nghiên cứu cơ cấu tổ chức và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, để làm điều đó trước khi kiểm toán cần yêu cầu thông tin nhất định về cơ cấu, quy định biên chế hoặc danh sách cán bộ nhân viên, thông tin về hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu và quy định biên chế được đưa ra dưới dạng biểu đồ hoặc dạng văn bản, thông tin về hoạt động được nhận theo con đường cá nhân tùy thuộc vào doanh nghiệp.
Trên cơ sở số liệu đó sẽ xây dựng bản giới thiệu về doanh nghiệp:
· Chia các phạm trù quá trình kinh doanh một cách tương đối;
· Chấp nhận cơ cấu tổ chức
Khi chúng ta xác định kế hoạch kiểm toán hay phiếu thông tin, chúng ta bắt đầu thu thập thông tin để phân tích cơ cấu tổ chức và các quá trình của doanh nghiệp.
Để làm điều đó cần phải:
· Chuẩn bị mẫu phiếu câu hỏi điều tra các bộ phân và thời gian tiến hành phỏng vấn nhân viên. Để nhận được thông tin tin cậy cần tiến hành phỏng vấn đồng thời ở 3 góc độ: theo từng chức năng bộ phận, theo phạm trù quản lý. Khi đó ta có thể xây dựng ngay mối quan hệ theo từng phạm trù quản lý và trong thời gian phỏng vấn đã loại trừ được sự không phù hợp trong việc phân bổ các chức năng và trách nhiệm
· Xác định khối lượng nhóm tài liệu và các ghi chép cần thiết để phân tích sơ bộ trong quá trình kiểm toán. Cần phân tích các tài liệu thực hiện của tổ chức, các quy định về vị trí của các bộ phận, nội quy nhân viên, kế hoạch kinh doanh, quá trình kinh doanh và các tài liệu đặc thù theo mỗi phạm trù quản lý
· Căn cứ vào các tài liệu có được cần phải xác định quá trình chủ yếu và quá trình mang tính chất phụ trợ; chi tiết hóa chúng trong quá trình thực hiện công việc và xây dựng mô hình cơ bản các quá trình được thực hiện trong doanh nghiệp.
Đồng thời với việc xây dựng mô hình quá trình nên tiến hành công việc xác định khối lượng cần thiết các tài liệu về tổ chức điều hành và các tài liệu đặc thù để đảm bảo xác định một cách dễ dàng mối tác động qua lại và phân chia trách nhiệm ở mỗi giai đoạn của quá trình. Kết quả là chúng ta cần nhận được thông tin về cơ cấu tổ chức của doanh nhiệp, trong đó chỉ rõ:
· Phụ thuộc kép;
· Chức năng chồng chéo;
· Thiếu sự chịu trách nhiệm
· Sự không phù hợp khác.
Giai đoạn 3: Điều chỉnh tài liệu về cơ cấu tổ chức:
Trong thành phần của những tài liệu kiểm tra bao gồm: vị trí của các bộ phận riêng biệt, các quy định về chức vụ, quy định luân chuyển chứng từ tài chính nội bộ, các tài liệu về sản xuất, tài liệu về định mức, tài liệu về tổ chức- điều hành.
Sau khi phân tích cơ cấu tổ chức và các quá trình cần phải xây dựng lại các phạm trù và sơ đồ theo từng bước của các quá trình phù hợp với số liệu đã nhận được. Cuối cùng cần phải điều chỉnh lại quy định về chức trách của nhân viên và chỉ ra sự thiếu hụt tài liệu quy định việc thực hiện các nghiệp vụ theo sơ đồ từng bước của các quá trình (ở nơi mà điều đó cần thiết); nếu kiểm toán cơ cấu tổ chức được tiến hành trong doanh nghiệp với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001-2000 thì tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng cũng cần được phân tích và điều chỉnh.
Lập báo cáo phân tích cơ cấu tổ chức.
Báo cáo kiểm toán cơ cấu tổ chức cần bao gồm đưa ra những vấn đề sau:
· Mô tả cơ cấu hiện hành;
· Đánh giá sự phù hợp cơ cấu với mục đích và quy mô của doanh nghiệp;
· Đánh giá mức độ tuân thủ quy trình quản lý và kiểm tra đã thiết lập;
· Đánh giá mức độ giới hạn của quyền hạn và trách nhiệm;
· Giá trị của cơ cấu phát triển trong tương lai và khả năng của cơ cấu duy trì mức tăng trưởng của doanh nghiệp;
· Đề xuất để hoàn thiện cơ cấu quản lý căn cứ theo kết quả kiểm tra về những vấn đề sau:
v Củng cố vùng trách nhiệm và quyền hạn;
v Phân định một cách rõ ràng chức năng quản lý theo từng khâu của tổ chức;
v Xác định vị trí của từng nhân viên và của từng bộ phận trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;
v Phối hợp hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu và từng nhân viên; chất lượng và tốc độ ra quyết định và thực hiện các quyết định đồng thời với việc giảm số lượng các sai sót, khiếm khuyết.
Tài liệu tham khảo:
1.Tạp chí Kiểm toán
2. http://www.wdc-audit.ru/organizitional.htm
3. http://freemely.com/page/audit-of-organizational-structure
4.http://www.referenceforbusiness.com/encyclopedia/Kor-Man/Management-Audit.html
(Theo Tạp chí Nghiên cứu khoa học kiểm toán số 68)