TH.S. NGUYỄN BÁ PHÚ
Cục Thuế tỉnh Thanh Hoá
Chế độ hóa đơn ban hành theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (NĐ 51) ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ (thay thế Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002) đã đi vào thực tiễn cuộc sống. Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 13/2011/TT-BTC ngày 8/2/2011 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Tiếp sau các Nghị định và các Thông tư nêu trên, rất nhiều văn bản khác của Bộ Tài chính cũng như Tổng cục thuế đã được ban hành để triển khai cụ thể và thống nhất như: Quyết định 2905/QĐ- BTC ngày 9/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính V/v đính chính Thông tư 153/2010/TT-BTC, Công văn số 15464/BTC-TCT ngày 12/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung trong quá trình thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC; Công văn số 16573/BTC-TCT ngày 06/12/2010, Công văn số 16800/BTC-TCT ngày 09/12/2010, Công văn số 17716/BTC-TCT ngày 10/12/2010 của Bộ Tài chính; Thông báo số 290/TB-TCT ngày 15/12/2010, Công văn số 4993/TCT-CS ngày 09/12/2010, Công văn số 4993/TCT-CS ngày 09/12/2010 của Tổng cục Thuế v.v... Để chế độ hóa đơn mới ngày càng hoàn thiện, trong bài viết này chúng tôi nêu một số vấn đề phát sinh và cần điều chỉnh trong việc thực hiện.
Thứ nhất, về sử dụng hóa đơn tự in:
Trong các hình thức hóa đơn theo Nghị định 51, có thể nói hình thức hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn tiên tiến nhất và theo thời gian chắc chắn hình thức hóa đơn này sẽ phát triển mạnh bởi tính chủ động trong khởi tạo và sử dụng nó, nó phù hợp với xu hướng tin học hóa điều hành kinh tế cũng như quản lý hành chính nhà nước. Với Thông tư 13/2011/TT-BTC thì điều kiện được áp dụng hình thức hóa đơn tự in được mở rộng hơn: Nếu như trước đây nhóm Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về vốn để được sử dụng hình thức hóa đơn tự in là phải có mức vốn điều lệ từ năm tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn thì nay điều kiện về vốn chỉ khống chế là từ một tỷ đồng trở lên mà thôi. Hoặc nhóm doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về chấp hành tốt pháp luật thuế để được sử dụng hình thức hóa đơn tự in trước đây phải là không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới hai mươi (20) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước thì nay mức khống chế số tiền phạt đó nâng lên là năm mươi (50) triệu đồng.
Về thủ tục để sử dụng hình thức hóa đơn tự in gồm: Trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Quyết định áp dụng hoá đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hoá đơn;
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hoá đơn;
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
- Mẫu các loại hoá đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 153/2010/TT-BTC.
Ngoài ra tổ chức sử dụng hình thức hóa đơn này còn phải gửi thông báo phát hành hóa đơn theo đúng qui định tại Điều 9, Thông tư 153/2010/TT-BTC.
Tuy nhiên, trên thực tế qua theo dõi và quan sát chúng tôi thấy rằng, việc qui định đơn vị phải gửi Quyết định nêu trên cho cơ quan thuế là không thật cần thiết, nặng tính hình thức với các lý do sau:
Một, việc áp dụng thiết bị in, phần mềm kế toán hay phần mềm in hóa đơn hoàn toàn do đơn vị có quyền chọn lựa trên thị trường trong số các nhà cung cấp sao cho phù hợp với thực tế đơn vị mình và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng của các thiết bị, phần mềm này miễn là đáp ứng các yêu cầu của pháp luật liên quan như: Luật kế toán, điều kiện hợp pháp và hợp lệ của chứng từ, hóa đơn... Cơ quan thuế không cần thiết và cũng khó mà kiểm tra thực tế chất lượng hay độ "hoàn hảo" của các thiết bị này. Vì vậy, việc nắm giữ các quyết định này cũng chỉ mang tính chất tập hợp thủ tục liên quan đến sự "đăng ký" hình thức hóa đơn sử dụng tại đơn vị mà thôi.
Hai, nếu trên cơ sở các quyết định này để làm căn cứ kiểm tra một cách "máy móc" danh mục thiết bị, phần mềm liên quan đến hóa đơn tự in tại đơn vị thì sẽ rất "cứng" bởi vì: Không phải thiết bị in, thậm chí phần mềm sử dụng có liên quan tại các đơn vị này như: Phần mềm kế toán, phần mềm in hóa đơn... là cố định mãi. Trong cơ chế thị trường, đơn vị có quyền và rất dễ ràng thay đổi các thiết bị, phần mềm đó theo nhu cầu cũng như điều kiện kinh doanh của họ. Như vậy chỉ cần qui định về điều kiện khởi tạo, lưu trữ, các tiêu thức bắt buộc chung và thông báo như Điều 4; Khoản 2, Điều 6 và Điều 9 Thông tư 153/2010/TT-BTC là đủ.
Nếu làm cho thủ tục nhanh, gọn hơn mà vẫn đảm bảo tính chặt chẽ hợp lý thì việc đã "cởi mở" hơn bằng Thông tư 13/2011/TT-BTC càng có ý nghĩa và làm cho hình thức hóa đơn tự in đang được coi là phải khuyến khích sử dụng sẽ đạt được mong muốn từ cả phía các cơ quan quản lý và phía các doanh nghiệp.
Thứ hai, xử lý việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:
Nghị định 51 cũng như Thông tư 153/2010/TT-BTC qui định: Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn.
Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
Tuy nhiên liên quan đến nội dung này thì có tới 2 qui định xử lý khác nhau:
Tại khoản 2, Điều 32, NĐ 51 qui định:
"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập Tờ thông báo phát hành hóa đơn sau khi hóa đơn đã được sử dụng".
Tại khoản 7, Điều 33, NĐ 51 lại nêu:
" Phạt tiền từ 12.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn bất hợp pháp".
Như vậy, với hành vi sử dụng hóa đơn khi chưa lập thông báo phát hành gửi cơ quan quản lý thuế chính là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, và nếu như vậy khi xử lý có được cộng 2 tình tiết nêu trên (khoản 2, Điều 32 và khoản 7, Điều 33, NĐ 51) để thành mức phạt chung hay không? Ở đây cũng cần cân nhắc đến nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính là với một hành vi phạm chỉ phải chịu xử phạt một lần. Mặt khác, cũng phải hướng dẫn để cắt nghĩa cụ thể "sử dụng hóa đơn bất hợp pháp" và "lập hóa đơn bất hợp pháp" là như thế nào? (khoản 2 Điều 34 NĐ 51 cũng nêu về hành vi này)... Đây là vấn đề đã phát sinh nhưng còn vướng mắc và chưa được thống nhất trong thực tế thực hiện, cần thiết phải có hướng dẫn cũng như làm rõ hơn trong qui định.
Thứ ba, về xử lý hành vi làm mất hóa đơn bán hàng
Nếu như trước đây, khi tổ chức cá nhân đang còn được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế phát hành, thì người bán và người mua đều cùng bị xử lý như nhau nếu làm mất hóa đơn bán hàng; thì nay việc xử lý trường hợp này là khác nhau:
- Theo qui định tại Điểm b, khoản 2 – Điều 33 NĐ51:
"2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi:
...
b) Không báo cáo việc mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho khách hàng".
Tuy nhiên, NĐ 51 chưa có qui định xử phạt trong trường hợp bên bán hàng làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng đã báo cáo với cơ quan thuế theo đúng thời gian qui định (5 ngày), như vậy có thể hiểu trong trường hợp đó đơn vị sẽ không bị xử phạt.
- Khoản 1, Điều 34 - Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua – thì qui định:
"Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách".
Như vậy, theo qui định này thì có thể thấy: với người mua hàng, khi làm mất hóa đơn đã lập, kể cả đã báo cáo mất với cơ quan thuế hay chưa, báo cáo kịp thời hay không kịp thời thì đều bị xử phạt hành chính theo khoản 1 Điều 34 nêu trên. Tất nhiên, theo quan điểm chung, chế độ hóa đơn theo NĐ51 là trao quyền tự chủ khởi tạo, phát hành, sử dụng cho người bán hàng, hóa đơn là "của người bán hàng" nhưng rất nhiều ý kiến cho rằng: dưới giác độ quản lý chung và trách nhiệm bình đẳng trong bảo quản chứng từ, việc quá "bỏ qua" xử lý hành vi làm mất hóa đơn của người bán hàng sẽ không nâng cao trách nhiệm trong quản lý, bảo quản hóa đơn bán hàng. Mặt khác, cũng khó mà xác định được chính xác hành vi bên người bán hàng có thông báo kịp thời hay không việc mất hóa đơn của họ để có thể áp dụng hình thức xử lý thỏa đáng. Nhất là trường hợp hóa đơn này được thông đồng lợi dụng để vi phạm thì tính nghiêm trọng là lớn hơn rất nhiều nhưng lại không có biện pháp ngăn chặn, răn đe kịp thời. Theo chúng tôi, nếu có thể trong trường hợp nêu trên, cần bổ sung qui định xử phạt theo hướng: không chỉ người mua bị xử phạt mà với người bán cũng phải chịu hình thức xử phạt khi làm mất hóa đơn đã phát hành, vấn đề còn lại là cân nhắc mức xử phạt như thế nào cho hợp lý mà thôi.
Nhìn chung, chế độ hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ mới có rất nhiều ưu điểm mang tính đột phá và cải cách, tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức cá nhân trong giao dịch và làm nghĩa vụ với Nhà nước được nâng cao rõ rệt. Chính chế tài xử lý vi phạm lĩnh vực này theo qui định mới nhìn chung là nặng hơn so với trước đây (tại Nghị định số 89/2002/NĐ-CP của Chính phủ). Tuy vậy, vì thời gian chưa dài, lại là chính sách mới đi vào cuộc sống nên việc điều chỉnh kịp thời các qui định trên cơ sở tổng hợp, đánh giá những phát sinh trong thực tiến thực hiện là vấn đề cần phải được chú ý và càng không thể lơ là./.
Theo Tạp chí Kiểm toán số 12/2011