Nhằm đảm bảo tính chân thực về kết quả kiểm toán và đưa ra các bằng chứng về đơn vị được kiểm toán có hành vi vi phạm pháp luật nhưng với nguyên tắc không gây cản trở hoạt động bình thường của đơn vị và đảm bảo bí mật các thông tin về niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản có liên quan đến nội dung kiểm toán; ngày 29/7/2011, Tổng KTNN đã ban hành Quyết định số 02/2011/QĐ-KTNN Quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của KTNN.
Quy định này bao gồm 04 chương và 25 điều, quy định cụ thể các trường hợp niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản; quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân có liên quan; trình tự, thủ tục thực hiện việc niêm phong tài liệu của đơn vị được kiểm toán; trình tự, thủ tục thực hiện việc kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán hoặc cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của KTNN.
Việc niêm phong tài liệu kiểm toán được thực hiện khi xét thấy có hành vi vi phạm pháp luật cần bảo đảm nguyên trạng tài liệu kiểm toán và khi cần thiết phải ngăn chặn kịp thời các hành vi sửa đổi, chuyển dời, cất giấu, huỷ hoại tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm toán của đơn vị được kiểm toán. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, người ra quyết định niêm phong tài liệu quyết định thời hạn niêm phong, nhưng thời hạn niêm phong tài liệu kiểm toán không vượt quá thời hạn kiểm toán được ghi trong Quyết định kiểm toán của Tổng KTNN. Trường hợp đặc biệt do Tổng KTNN quyết định, nhưng không vượt quá thời điểm báo cáo kiểm toán được phát hành.
Việc mở niêm phong tài liệu khi có nhu cầu khai thác tài liệu niêm phong, người được phép khai thác tài liệu niêm phong như thành viên đoàn kiểm toán đang thực hiện kiểm toán tại đơn vị có tài liệu bị niêm phong và các trường hợp khác theo quyết định của Tổng KTNN thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán đề nghị với Trưởng Đoàn kiểm toán về việc mở niêm phong tài liệu ngay trong ngày nhận được đề nghị. Đối với trường hợp thời hạn niêm phong ghi trong quyết định đã hết mà không được gia hạn và khi không còn cần thiết áp dụng biện pháp niêm phong tài liệu.
Quyết định niêm phong và mở niêm phong tài liệu phải ghi rõ căn cứ niêm phong và mở niêm phong tài liệu; loại tài liệu niêm phong, được mở niêm phong; người thực hiện việc niêm phong, mở niêm phong tài liệu; tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu trong thời gian niêm phong và sau khi mở niêm phong. Khi tiến hành niêm phong, mở niêm phong tài liệu phải lập biên bản và có đại diện đơn vị được kiểm toán, đại diện của Tổ kiểm toán.
Trong trường hợp kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán khi có dấu hiệu vi phạm một trong các trường hợp sau (trừ trường hợp thuộc danh mục mật không được phép kiểm tra): Cố ý báo cáo sai về tiền, kim khí quý, đá quý và các giấy tờ có giá trị tương đương tiền hiện có của đơn vị được kiểm toán; Làm giả các chứng từ thu, chi tiền và các tài liệu có liên quan đến thu, chi tiền; Chuyển tiền sai đối tượng hoặc trái các quy định về thanh toán tiền mặt theo quy định của pháp luật; Thâm hụt két, mất tiền khi được giao trách nhiệm quản lý tiền, kim khí quý đá quý và các giấy tờ có giá trị tương đương tiền; Khi phát hiện có dấu hiệu liên quan đến hoạt động rửa tiền; và các trường hợp vi phạm khác theo quy định của pháp luật. Việc kiểm tra tài khoản được áp dụng với cá nhân khi phát hiện việc chuyển tiền của đơn vị được kiểm toán cho cá nhân đó có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Quyết định kiểm tra tài khoản phải nêu rõ đối tượng, nội dung, thời gian kiểm tra và danh sách người thực hiện kiểm tra (Danh sách người thực hiện kiểm tra tài khoản là các thành viên trong Tổ kiểm toán), cụ thể:
- Đối với đơn vị được kiểm toán: Kiểm tra, đối chiếu, phân tích sổ kế toán, sổ quỹ, sổ tiền gửi và các chứng từ có liên quan của đơn vị và các tổ chức trực thuộc đơn vị được kiểm toán với số liệu chứng từ đã giao dịch tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng, tổ chức tín dụng nơi đơn vị được kiểm toán đăng ký tài khoản; Phỏng vấn người được giao nhiệm vụ quản lý tiền, kim khí quý, đá quý và các giấy tờ có giá có liên quan; Kiểm kê thực tế quỹ tiền mặt, kim khí quý, đá quý và các giấy tờ có giá có liên quan; Lập biên bản kiểm tra và thu thập các bằng chứng có liên quan đến vụ việc.
- Đối với các cá nhân có tài khoản bị kiểm tra: Kiểm tra giấy tờ pháp lý có liên quan đến việc nhận, chuyển tiền và việc tuân thủ các quy định về giao dịch hợp đồng theo quy định của pháp luật; Đối chiếu số liệu, chứng từ đã giao dịch tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng, tổ chức tín dụng nơi cá nhân đăng ký tài khoản; Phỏng vấn cá nhân được đơn vị được kiểm toán chuyển tiền; Lập biên bản kiểm tra và thu thập các bằng chứng có liên quan đến vụ việc.
- Đối với Kho bạc Nhà nước, ngân hàng, các tổ chức tín dụng nơi có tài khoản bị kiểm tra: Kiểm tra giấy tờ pháp lý có liên quan đến việc đăng ký mở tài khoản và việc tuân thủ các quy định về giao dịch tài khoản theo quy định của pháp luật; Kiểm tra số dư tài khoản, đối chiếu số liệu, chứng từ đã giao dịch tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng, tổ chức tín dụng nơi đơn vị được kiểm toán, cá nhân đăng ký tài khoản; Phỏng vấn người được giao nhiệm vụ quản lý tiền và các giấy tờ có giá có liên quan; Lập biên bản kiểm tra và thu thập các bằng chứng có liên quan đến vụ việc.
Thời gian kiểm tra tài khoản được ghi trong quyết định kiểm toán nhưng không vượt quá thời gian kiểm toán được ghi trong quyết định kiểm toán. Trường hợp đặc biệt do Tổng KTNN quyết định.
Trong quá trình niêm phong, mở niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản, các đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của KTNN phải cung cấp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc niêm phong tài liệu, giải trình các vấn đề có liên quan đến hoạt động kiểm tra tài khoản theo yêu cầu của Kiểm toán viên nhà nước và KTNN, không được cản trở hoạt động niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản và không được cất giấu, hủy hoại các tài liệu, phương tiện, thiết bị lưu giữ thông tin có liên quan đến việc kiểm tra tài khoản.
Ngoài ra, quy định này còn kèm theo các mẫu về niêm phong, mở niêm phong tài liệu và kiểm tra tài khoản.
Quy định này có hiệu lực thi hành sau 45 kể từ ngày ký, được áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc của KTNN; các Đoàn KTNN; các đơn vị được kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động kiểm toán của KTNN. Vụ Tổng hợp chủ trì phối hợp với Vụ Pháp chế theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định này./.
Kim Dung