Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thay thế hoàn toàn Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002. Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Tiếp sau các Nghị định và Thông tư nêu trên, một số văn bản khác đã được ban hành để triển khai cụ thể và thống nhất như: Quyết định 2905/QĐ- BTC ngày 9/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính V/v đính chính Thông tư 153/2010/TT-BTC, Công văn số 15464/BTC-TCT ngày 12/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung trong quá trình thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC. Để giúp các tổ chức, cá nhân nắm được một cách toàn diện chế độ hóa đơn mới này, Chúng tôi hệ thống các điểm chính trong các văn bản nêu trên.
Thứ nhất, Quan điểm chủ đạo của chế độ hóa đơn mới ban hành là thực hiện cải cách hành chính, giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm rất cao cho các tổ chức, cá nhân trong việc phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây có thể coi là một bước đổi mới lớn trong lĩnh vực hóa đơn nói riêng, cải cách về quản lý thuế nói chung. Theo đó, hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hình thức tự in hoặc đặt in hóa đơn, cơ quan thuế chỉ cung cấp hóa đơn (do cơ quan thuế đặt in) cho đối tượng là cá nhân kinh doanh và một số đối tượng đặc biệt. Một số đối tượng được mua hóa đơn tại cơ quan thuế là doanh nghiệp siêu nhỏ (có từ 10 lao động trở xuống), doanh nghiệp có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn cũng chỉ trong phạm vi năm 2011 mà thôi. Từ năm 2012 trở đi, các đối tượng này phải tự tạo hoá đơn để sử dụng theo qui định.
Thứ hai, về các hình thức sử dụng hóa đơn theo qui định mới:
1. Hoá đơn tự in:
Một, Các đối tượng được tạo hoá đơn tự in ngay khi có mã số thuế gồm: Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao (Khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất thực hiện theo quy định tại Nghị định số 29/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ); Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh; Các doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ năm (5) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hoá đơn.
Hai, Tổ chức kinh doanh đang hoạt động không thuộc các trường hợp nêu trên nhưng vẫn được sử dụng hóa đơn tự in nếu đáp ứng đủ các điều kiện: Đã được cấp mã số thuế; Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ; Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ; Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn; Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới hai mươi (20) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước.
Tổ chức dùng hoá đơn tự in nêu trên trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này. Ngoài ra, các đơn vị thuộc đối tượng trên nếu không dùng hình thức tự in thì có thể đi đặt in hóa đơn để sử dụng. Riêng các đơn vị công lập có thể lựa chọn cả 3 hình thức: Tự in, đặt in hoặc mua hóa đơn.
2. Hóa đơn điện tử: Được áp dụng cho các chứng từ, hóa đơn có điều kiện sử dụng theo qui định của Luật giao dịch điện tử. Bộ Tài chính có Thông tư riêng hướng dẫn về loại hóa đơn này.
3. Hóa đơn đặt in: Căn cứ vào các tiêu thức bắt buộc phải đáp ứng theo chế độ qui định, tổ chức, cá nhân tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với đơn vị mình và chủ động ký hợp đồng đặt in với các cơ sở có chức năng in. Trước khi sử dụng (5 ngày) thì thông báo sử dụng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
4. Hoá đơn mua của cơ quan thuế : Đối tượng được sử dụng hóa đơn mua tại cơ quan thuế gồm:
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh;
- Doanh nghiệp siêu nhỏ là cơ sở kinh doanh có từ mười (10) lao động trở xuống. Cơ sở kinh doanh xác định và tự chịu trách nhiệm về số lượng lao động kê khai với cơ quan thuế khi mua hoá đơn;
- Doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn không thuộc đối tượng tạo hoá đơn tự in.
5. Đối tượng được cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ cho việc bán hàng hoá, dịch vụ:
Là các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng. Hóa đơn cấp lẻ là hóa đơn bán hàng (mẫu 02GTTT).
- Đối với tổ chức: Nơi cấp hóa đơn lẻ là Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức đăng ký mã số thuế hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập.
- Đối với hộ và cá nhân không kinh doanh: Nơi cấp hóa đơn lẻ là Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai (không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).
Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh có bất động sản cho thuê thì cơ quan thuế quản lý địa bàn có bất động sản thực hiện cấp hoá đơn lẻ.
Thứ ba, về mẫu hóa đơn: Đã được qui định lại, vừa đảm bảo cho việc thực hiện thống nhất về các nội dung căn bản cần có của một hóa đơn, chứng từ, vừa trên cơ sở trao quyền tự chủ tạo mẫu cho doanh nghiệp. Một số chỉ tiêu bắt buộc phải có như: tên loại hóa đơn; số thứ tự; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn; tên tổ chức nhận in hóa đơn). Ngoài các nội dung bắt buộc này, doanh nghiệp có thể tạo thêm các nội dung khác trên hóa đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp như: Logo, biểu trưng, khẩu hiệu v.v.. chỉ cần các nội dung này không che khuất các nội dung bắt buộc là được.
Thứ tư, Theo qui định của chế độ hóa đơn mới, việc xuất khẩu được sử dụng loại hóa đơn với mẫu riêng (Mẫu 06HDXK). Các chứng từ (trước đây là một loại hóa đơn) nay qui định không là hóa đơn nhưng được quản lý như hóa đơn gồm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
Thứ năm, Theo Công văn 15464/BTC-TCT ngày 12/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung trong quá trình thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC, một số vấn đề về sử dụng hóa đơn được thực hiện như sau:
- Hoá đơn áp dụng cho Hợp tác xã:
Hợp tác xã là tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm mà được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã nên Hợp tác xã thuộc đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo khoản 1 Điều 11 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính .
- Bán hóa đơn lẻ: Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển năm mươi (50) số thì cơ quan thuế bán cho hộ, cá nhân kinh doanh 1 quyển năm mươi (50) số. Hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng quyển hóa đơn đã mua khi hết tiếp tục mua. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn theo quy định. Ngoài ra, hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thì cơ quan thuế bán cho hộ, cá nhân kinh doanh hóa đơn lẻ (01 số) theo từng lần phát sinh.
- Việc tính lao động sử dụng thường xuyên tại doanh nghiệp để xác định là doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng theo Thông tư số 40/2009/TT-BLĐTBXH ngày 03/12/2009 của Bộ Lao động Thương binh Xã hội. Doanh nghiệp siêu nhỏ tự xác định số lượng lao động thường xuyên theo hướng dẫn trên và tự chịu trách nhiệm về việc kê khai số lượng lao động khi mua hóa đơn của cơ quan thuế.
- Về xử lý hóa đơn cũ còn lại: Nguyên tắc Hóa đơn đã tự in (hoặc đặt in) đến cuối năm 2010 còn chưa sử dụng hết thì tổ chức, cá nhân được đăng ký tiếp tục sử dụng nếu có nhu cầu cho đến hết quý 1/2011, thời hạn gửi đăng ký chậm nhất là ngày 20/01/2011. Nếu đến 31/3/2011 doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết do đã tự in (đặt in) hóa đơn trong năm 2010 với số lượng lớn; doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng, nếu mẫu hóa đơn doanh nghiệp đã tự in (đặt in) vẫn đủ các tiêu thức bắt buộc như (tên loại hóa đơn; số thứ tự; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn; tên tổ chức nhận in hóa đơn) theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC thì doanh nghiệp được thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định tại Điều 9 Thông tư số 153/2010/TT-BTC để tiếp tục sử dụng.
Thứ sáu, chính xuất phát từ quan điểm giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn bán hàng mà chế tài xử lý vi phạm lĩnh vực này theo qui định mới nhìn chung là nặng hơn so với trước đây (Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ), chẳng hạn chỉ “Lập Tờ thông báo phát hành không đầy đủ nội dung” đã phải chịu xử lý phạt từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng”; không lập Tờ thông báo phát hành hóa đơn sau khi hóa đơn đã được sử dụng bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng; hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán trên 200.000 đồng cho người mua theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng; … Những chế tài “nghiêm ngặt” này đều nhằm đảm bảo cho chế độ sử dụng hóa đơn đúng mục đích và công bằng, ý thức của người tạo và sử dụng hóa đơn sẽ được nâng lên.
Nhìn tổng quan qua triển khai cũng như theo dõi thực hiện, đã có rất nhiều ý kiến khác nhau xung quanh chế độ hóa đơn mới ban hành: Đồng tình có, băn khoăn, hoài nghi thậm chí phản đối…có; những vướng mắc trong thực tế triển khai cũng đã nảy sinh ngày càng nhiều cần tháo gỡ. Tuy vậy, chính sách đổi mới, cải cách trong điều kiện chúng ta đang thực hiện công cuộc cải cách, đổi mới nói chung là cần thiết và phải khẩn trương thực hiện. Cái gì ban đầu cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc, thậm chí phải trả giá nhưng rõ ràng cần phải có thay đổi. Với sự phối hợp, đồng sức của các ban, ngành, tổ chức, cá nhân có liên quan, sự điều chỉnh hợp lý và kịp thời trong thực hiện, một chính sách quan trọng là hóa đơn chứng từ sẽ thành công và đi vào cuộc sống./.
Th.s Nguyễn Bá Phú - Cục Thuế Thanh Hóa
(Theo Tạp chí Kiểm toán số tháng 3/2011)