Tạm ứng chi đầu tư XDCB là một khoản chi của NSNN đượcth1 theo quy định tại Điều 41 của Nghị định 16/2005/NĐ-CP "Về quản lý đầu tư xây dựng công trình". Theo đó, việc tạm ứng vốn đầu tư được thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực.
Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác và được quy định cụ thể cho từng trường hợp, ví dụ như:
- Đối với hợp đồng tư vấn, mức tạm ứng tối thiểu là 25 giá trị của hợp đồng bố trí cho công việc phải thuê tư vấn.
- Đối với gói thầu thi công xây dựng việc tạm ứng có các mức tạm ứng:
+ Gói thầu từ 50 tỷ đồng trở lên mức tạm ứng vốn bằng 10 giá trị hợp đồng.
+ Gói thầu từ 10 tỷ đến 50 tỷ đồng mức tạm ứng vốn bằng 15 giá trị hợp đồng.
+ Gói thầu dưới 10 tỷ đồng mức tạm ứng vốn bằng 20 giá trị hợp đồng.
+ Gói thầu mua sắm thiết bị mức tạm ứng vốn không nhỏ hơn 10 giá trị gói thầu.
+ Tạm ứng cho công tác đền bù giải phóng mặt bằng theo phương án được duyệt.
(Các trường hợp tạm ứng vốn đầu tư trên được thực hiện trong phạm vi kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu).
Việc thu hồi vốn tạm ứng bắt đầu khi gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành đạt từ 20 đến 30. Vốn tạm ứng được thu hồi dần vào từng thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và được thu hồi hết khi gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80 giá trị hợp đồng.
Qua thực tế công tác cho thấy quá trình phát sinh chi tạm ứng vốn đầu tư cũng như việc thu hồi vốn tạm ứng vốn đầu tư có một số đặc điểm sau:
- Các khoản chi tạm ứng vốn đầu tư chủ yếu phụ thuộc giá trị hợp đồng và kế hoạch cấp vốn hàng năm, còn việc thu hồi tạm ứng được thực hiện dần theo tỷ lệ thanh toán khối lượng hoàn thành, quá trình đó không có sự ràng buộc về thời gian theo niên độ năm ngân sách.
- Do việc thanh toán khối lượng hoàn thành trong phạm vi kế hoạch vốn bố trí hàng năm của từng dự án, công trình nên sẽ có trường hợp dự án công trình đã có khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán nhưng do không bố trí đủ mức vốn nên chưa thể thanh toán khối lượng hoàn thành đạt từ 20 đến 30 vì thế chưa phát sinh việc thu hồi tạm ứng hoặc chưa thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80 giá trị hợp đồng do vậy chưa thu hồi hết số dư tạm ứng.
- Việc thu hồi vốn tạm ứng chi đầu tư phải có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu và tính giá trị thanh toán do bên nhận thầu lập có xác nhận của bên giao thầu (chủ đầu tư) và các cơ quan (Kho bạc Nhà nước) kiểm soát chấp nhận giá trị thanh toán, trên cơ sở đó chủ đầu tư (BQL dự án) lập "giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư" và đây là chứng từ để KBNN hạch toán chuyển từ tạm ứng sang thực chi. Theo quy định hiện hành cho thấy nếu có khối lượng xây dựng hoàn thành nhưng vì nguyên nhân nào đó mà một trong các khâu công việc của các bên có trách nhiệm trong thanh toán tạm ứng vốn đầu tư chưa thực hiện công việc của mình thì chưa thể thu hồi vốn tạm ứng được. Ví dụ: gói thầu đã có khối lượng hoàn thành rất nhiều những đã hết kế hoạch vốn thanh toán thì nhà thầu cũng chẳng quan tâm lập hồ sơ thanh toán (nhiều khi chậm lập hồ sơ thanh toán còn có lợi nhờ chính sách, chế độ thay đổi,…) hoặc đã có xác nhận giá trị khối lượng XDCB hoàn thành chấp nhận thanh toán và mức thu hồi tạm ứng trên phiếu giá nhưng chưa có "giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư"…
- Chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng ít quan tâm việc theo dõi số tiền tạm ứng hay thanh toán mà chỉ quan tâm đến tổng số tiền thanh toán theo hợp đồng. Hơn nữa theo chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp thì khi trả tiền cho người nhận thầu, người cung cấp vật tư thiết bị, dịch vụ có liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB kế toán đơn vị hạch toán vào TK: 241 "XDCB dở dang" (theo phương pháp hạch toán kế toán chi phí đầu tư XDCB) không hạch toán chi tiết "thực chi" hay "tạm ứng" như kế toán KBNN đang thực hiện.
Từ một số đặc điểm trên, dẫn đến một thực trạng chung là đến thời điểm kết thúc niên độ NSNN hàng năm, tạm ứng vốn đầu tư XDCB luôn có số dư lớn, trong đó có nhiều trường hợp đã có khối lượng XDCB hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục thanh toán.
Xử lý số dư tạm ứng vốn đầu tư khi quyết toán chi NSNN hàng năm: từ năm 2003 trở về trước số dư tạm ứng chi đầu tư XDCB thuộc kế hoạch ngân sách năm nào được đưa vào quyết toán của năm đó. Từ năm ngân sách 2004 quy định: Sau ngày 31/01 của năm sau (thời điểm khóa sổ chi vốn đầu tư) số dư tạm ứng vốn đầu tư XDCB của năm trước chưa đủ thủ tục thanh toán được chuyển sang năm sau thanh toán và quyết toán vào niên độ ngân sách năm sau, trừ các trường hợp được cấp có thẩm quyền cho phép kéo dài thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán của từng cấp ngân sách.
Tuy nhiên qua tìm hiểu các văn bản quy định hiện hành về hạch toán, báo cáo quyết toán liên quan đến khoản chi tạm ứng vốn đầu tư có một số điểm chưa được thống nhất, xin nêu ra dưới đây:
- Thông tư số 101/2005/TT-BTC ngày 17/11/2005 "Hướng dẫn công tác khóa sổ kế toán cuối năm và lập, báo cáo quyết toán NSNN hàng năm" tại điểm 6 Mục I "Về xử lý tạm ứng thuộc dự toán năm trước": Riêng đối với số tạm ứng vốn đầu tư XDCB đến ngày 31/01 chưa thanh toán được chuyển sang năm sau thanh toán và quyết toán vào ngân sách năm sau; trừ trường hợp số tạm ứng được cấp có thẩm quyền cho phép kéo dài thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán của từng cấp ngân sách. Trong kho đó ở điểm 11 Mục I cũng của Thông tư này lại quy định: Số quyết toán chi ngân sách theo niên độ hàng năm là số thực chi đã đủ thủ tục thanh toán trong niên độ theo chế độ quy định và số chi chuyển nguồn sang ngân sách năm sau. Trong các khoản chi chuyển nguồn sang ngân sách năm sau gồm cả số dư tạm ứng cho XDCB chưa đủ thủ tục thanh toán được phép chuyển sang ngân sách năm sau thanh toán.
- Thông tư số 53/2005/TT-BTC ngày 23/6/2005 "Hướng dẫn lập, thẩm định báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB thuộc vốn NSNN theo niên độ ngân sách hàng năm" tại điểm 4 phần I (các nguyên tắc về quyết toán vốn đầu tư XDCB hàng năm) quy định: Vốn thanh toán trong năm được đưa vào báo cáo là số vốn được thanh toán từ ngày 01/01 năm kế hoạch đến thời hạn khóa sổ, bao gồm:
+ Vốn thanh toán cho khối lượng XDCB hoàn thành, kể cả thanh toán bằng hình thức ghi thu ghi chi hay thanh toán bằng ngoại tệ;
+ Vốn tạm ứng chưa thuhồi bao gồm số vốn tạm giữ (nếu có) và số vốn tạm ứng theo chế độ.
Qua hai văn bản trên cho thấy có thể do cách tiếp cận khác nhau nên trong các văn bản có các quy định khác nhau về khoản chi tạm ứng vốn đầu tư.
Ngoài ra, trong Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành cũng có một số quy định về "Kế toán chi phí đầu tư XDCB", trong trường hợp đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm khối lượng XDCB đã hoàn thành được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán thì việc xử lý số liệu quyết toán cuối năm như sau: cho phép hạch toán giá trị XDCB hoàn thành vào quyết toán năm báo cáo theo phương pháp: Căn cứ vào bảng xác nhận giá trị khối lượng XDCB hoàn thành đến 31/12, kế toán lập "Chứng từ ghi sổ" để phản ảnh giá trị khối lượng công tác XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác XDCB trong năm được quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo.
Tuy nhiên cũng theo quy định hiện hành việc hạch toán chi ngân sách tại KBNN khi chi tạm ứng XDCB theo chế độ quy định được xem là một khoản tạm ứng và được hạch toán vào TK tạm ứng chi ngân sách cho đầu tư XDCB. Đến thời điểm quyết toán năm, mặc dù đã có khối lượng hoàn thành, đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa có "Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư" thì chưa thể hạch toán chuyển từ tạm ứng sang thanh toán được. Có tình trạng này là do tại các đơn vị HCSN không phát sinh nghiệp vụ tạm ứng vốn đầu tư (như đã nói ở phần trên) nên không quan tâm đến việc lập "Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư".
Từ những bất cập như trình bày ở trên, công tác quản lý thanh toán vốn đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN hiện nay cũng đã phát sinh những bất cập khác cũng cần nêu ra để tham khảo và có hướng giải quyết:
Kế hoạch giải ngân vốn đầu tư XDCB thuộc NSNN hàng năm gần đây phải cộng thêm một khoản chi tạm ứng chưa thanh toán năm trước chuyển sang. Khi thực hiện chuyển số dư sang năm sau đối với chi đầu tư cũng có một số vướng mắc như: Chi đầu tư phải có trong kế hoạch và phải có mức vốn, nhưng nội dung này chưa có quy định cụ thể (kế hoạch thanh toán vốn đầu tư theo dự toán hàng năm thông thường được giao trước 31/12 năm trước, còn số dư tạm ứng vốn đầu tư hàng năm thì sau ngày 31/01 năm sau mới xác định được nên trong quyết định giao dự toán chi XDCB đầu năm chưa có phần chi chuyển nguồn).
Như đã trình bày ở trên trong trường hợp các đơn vị sử dụng ngân sách đã hạch toán giá trị XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác XDCB trong năm (có cả số tạm ứng) vào quyết toán năm báo cáo theo Chế độ Kế toán HCSN, nhưng tại KBNN vẫn còn theo dõi ở tài khoản tạm ứng, trong trường hợp này sẽ phát sinh chênh lệch số liệu báo cáo quyết toán hàng năm và theo dõi chi đầu tư hàng năm giữa cơ quan cấp phát thanh toán và đơn vị sử dụng vốn, gây khó khăn cho việc theo dõi, quản lý, thanh toán vốn hàng năm. Báo cáo quyết toán chi đầu tư hàng năm của cơ quan KBNN chưa đầy đủ hết số thực tế phát sinh được quyết toán.
- Việc chuyển số dư tạm ứng vốn đầu tư sang năm sau thanh toán và quyết toán cũng làm cho việc đánh giá chỉ tiêu giải ngân vốn không được chính xác, thời điểm đầu năm chưa có phát sinh chi vốn đầu tư, nhưng sau khi chuyển số chi tạm ứng năm trước sang đã phát sinh một tỷ lệ giải ngân vốn đáng kể và được báo cáo trong tỷ lệ giải ngân vốn của năm báo cáo, trong khi số tạm ứng này đã được tính trong chỉ tiêu báo cáo giải ngân của năm trước rồi (cùng một giá trị nhưng báo cáo nhiều lần nếu mang sang nhiều năm, đây là điều cũng nên xem xét lại).
Trên đây là một số bất cập trong quá trình hạch toán và báo cáo quyết toán chi tạm ứng vốn đầu tư XDCB, xin trình bày để bạn đọc cùng tham khảo và mong các nhà quản lý tiếp tục nghiên cứu giải quyết. Việc xử lý quyết toán số chi tạm ứng vốn đầu tư XDCB hàng năm như thế nào còn phải tiếp tục bàn, song điều mong muốn của những người làm công tác ở cơ sở là cần có sự thống nhất trong các văn bản pháp quy để dễ thực hiện./.