Kiểm toán chuyên đề (KTCĐ) là một trong những loại hình kiểm toán quan trọng của cơ quan Kiểm toán Nhà nước (KTNN) được kiểm toán theo một chủ đề nhất định.
Kết quả kiểm toán được đối chiếu và so sánh với các quy định của pháp luật, các chuẩn mực và kết quả đó cũng được so sánh giữa các đơn vị được kiểm toán với nhau về một mảng chuyên môn nào đó nhằm tìm ra các trường hợp điển hình và nhận biết các diễn biến, các khuynh hướng lệch lạc để khắc phục. Kiểm toán chuyên đề còn nhằm thực hiện chức năng tư vấn của cơ quan KTNN đối với Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan Nhà nước.
1. Cơ sở của một cuộc kiểm toán chuyên đề:
Thông qua KTCĐ cơ quan KTNN sẽ nhận xét đánh giá về: hoạt động của bộ máy quản lý của cơ quan được kiểm toán về thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn và sự đánh giá đó không gắn với trường hợp đơn lẻ mà có sự bao quát về nội dung chuyên đề kiểm toán; có lựa chọn một số đơn vị quản lý (cơ quan) mang tính chất đại diện, có tính phổ biến để có thể đưa ra được sự so sánh ở các đơn vị khác nhau để có thể đi đến sự phân loại hoạt động của các đơn vị được kiểm toán chuyên đề từ tốt đến chưa tốt. Từ sự xếp loại đó, kiểm toán viên tìm ra nguyên nhân để lý giải tại sao có những đơn vị hoạt động tốt và có những đơn vị hoạt động chưa tốt trong những điều kiện pháp lý, điều kiện hoạt động như nhau, từ đó kiểm toán viên đưa ra những khuyến cáo đối với những đơn vị chưa tốt nên thực hiện theo những đơn vị làm tốt theo phương châm “noi gương những điển hình”. Để đưa ra khuyến nghị đối với các đơn vị làm chưa tốt đó thì kiểm toán viên cần phải có khả năng thuyết phục và với những lý lẽ, lập luận mang tính khả thi và xuất phát từ thực tế hoạt động của các đơn vị điển hình.
2. Đặc điểm của một cuộc kiểm toán chuyên đề (Sườn của một cuộc kiểm toán chuyên đề):
- Lựa chọn có định hướng, chỉ đi sâu vào 1 mảng hoặc 1 lĩnh vực chuyên môn trong phạm vi toàn bộ nội dung có thể kiểm toán.
- Kiểm toán những vấn đề trọng yếu, có liên quan ở nhiều cơ quan quản lý, bộ ngành ở các vùng, địa điểm khác nhau để làm cơ sở so sánh.
- Qua cuộc kiểm toán chuyên đề, kiểm toán viên sẽ nắm bắt những vấn đề, những khuynh hướng cơ bản và những sai sót điển hình của mảng hoặc lĩnh vực kiểm toán.
3. Các tiêu chí lựa chọn:
- Nội dung chuyên đề lựa chọn phải tương đương nhau trong 1 phạm vi khá lớn các cơ quan quản lý để so sánh với nhau, không thể kiểm toán các nội dung không tương đồng, không khớp nhau vì như vậy không thể so sánh được.
- Tiêu chí đặt ra phải dựa trên nhiều lần kiểm tra lặp đi lặp lại (không xảy ra 1 lần) để đi đến kết luận.
- Cần phải tính toán để chi phí kiểm toán bỏ ra phải tương ứng với kết quả, hiệu quả mà cuộc kiểm toán chuyên đề đó mang lại.
4. Các giai đoạn kiểm toán: Về cơ bản, quy trình của một cuộc kiểm toán chuyên đề cũng gồm có 3 giai đoạn cơ bản như các cuộc kiểm toán khác.
4.1. Giai đoạn lập kế hoạch:
Trong giai đoạn này cần dựa trên những nhận thức của kiểm toán viên để lựa chọn chuyên đề kiểm toán, trong toàn bộ nội dung kiểm toán thì chọn nội dung nào để kiểm toán, chọn đơn vị nào để kết quả kiểm toán mang tính chất đại diện của mẫu?
Đồng thời, kiểm toán viên chuẩn bị các văn bản pháp lý có hiệu lực liên quan với mảng chuyên đề đang xem xét để làm cơ sở cho việc kiểm tra, so sánh và đối chiếu.
Kiểm toán viên thực hiện trao đổi thông tin với các cơ quan khác, các doanh nghiệp tư nhân và các tổ chức đại diện lợi ích, với các nước khác (nếu có thể) để thu thập thông tin về cuộc kiểm toán chuyên đề và cụ thể hoá các mục tiêu và xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán.
- Các vấn đề trọng yếu của một cuộc kiểm toán chuyên đề được xác định như sau:
+ Tỷ trọng tài chính: Kiểm toán một chuyên đề không chỉ xét đến tỷ trọng tài chính của một ngành, một đơn vị của một mảng được kiểm toán gắn kết với tỷ trọng tài chính của ngành trong nền kinh tế và của cả đơn vị đó là một bộ phận có tính đại diện cao.
+ Cơ quan kiểm toán Nhà nước cần xác lập những mảng chuyên đề nào có khả năng xảy ra sai sót để thực hiện kiểm toán mảng đó.
+ Theo đề nghị, yêu cầu của Quốc hội và công luận.
+ Những thay đổi về luật pháp.
+ Nội dung mang tính thời sự. Ví dụ như việc học E-learning là một hình thức học từ xa rất thuận lợi về mặt thời gian cho người học như chủ động về thời gian đồng thời tăng quỹ thời gian làm việc nhưng có những bất lợi mất chi phí để tạo ra phần mềm, học viên học một mình không có điều kiện trao đổi giữa giáo viên và học viên, khi học viên làm bài qua thư điện tử phải chờ một thời gian. Vì vậy, cơ quan kiểm toán tiến hành kiểm toán để đưa ra những khuyến nghị cho Nhà nước có nên khuyến khích hình thức học này không.
- Trọng tâm kiểm toán của một cuộc kiểm toán cụ thể cần phải:
+ Mô tả rõ chủ đề cụ thể của cuộc kiểm toán chuyên đề đó là gì.
+ Những mục tiêu kiểm toán cần đạt được.
+ Đặt ra các giả thuyết nếu cần để chứng minh trong quá trình kiểm toán: Ví dụ, hiện nay kiểm toán viên thấy việc sử dụng điện ở các cơ quan Nhà nước còn chưa tiết kiệm và do vậy cơ quan KTNN tiến hành kiểm toán, lấy các số liệu và bằng chứng để chứng minh cho giả định đó của mình.
- Kiểm toán viên xác định về phạm vi kiểm toán: Vì kiểm toán chuyên đề được thực hiện ở nhiều cơ quan bộ ngành khác nhau nên không thể kiểm toán lan man ở tất cả các bộ ngành gây ra sự tốn kém về chi phí kiểm toán và thời gian kiểm toán. Cần lưu ý ở mức cần thiết về:
+ Giới hạn lĩnh vực kiểm toán để mảng kiểm toán đó phải đạt được tính đại diện.
+ Địa điểm kiểm toán.
+ Thời gian kiểm toán lúc nào thì thích hợp nhất: cân nhắc quy mô cuộc kiểm toán để bố trí tương ứng với thời gian đặt ra.
- Kiểm toán viên thực hiện công tác chuẩn bị các điều kiện cho cuộc kiểm toán chuyên đề:
+ Cơ quan KTNN gửi công văn đề nghị đơn vị được kiểm toán cung cấp hồ sơ, tài liệu xem xét đánh giá.
+ Cơ quan KTNN chuẩn bị phiếu câu hỏi gửi cho đơn vị được kiểm toán qua đường công văn hoặc qua các phương tiện điện tử như email v.v… Những phiếu câu hỏi phải có những tiêu chí như nhau giữa các đơn vị được kiểm toán chuyên đề để kết quả kiểm toán có thể so sánh được với nhau, sau đó xếp hạng được các đơn vị được kiểm toán.
+ Cơ quan KTNN thành lập và giao nhiệm vụ cho đoàn kiểm toán, tổ kiểm toán.
+ Điều động các kiểm toán viên hoặc các tổ kiểm toán đến những địa điểm kiểm toán khác nhau để thu thập bằng chứng và kiểm toán. Khi cần thiết cơ quan KTNN phải mời chuyên gia tư vấn, những cơ quan chức năng của nhà nước - những người, đơn vị có chuyên môn sâu ở mảng nội dung kiểm toán trợ giúp cơ quan KTNN thực hiện cuộc kiểm toán chuyên đề.
4.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán chuyên đề tại đơn vị:
- Kiểm toán viên tiến hành phân tích, đánh giá với cùng một cách thức như nhau, với các tiêu chí như nhau về những văn bản ghi chép, các hồ sơ để có thể so sánh giữa các đơn vị được kiểm toán với nhau.
- Thực hiện phương pháp trả lời thông qua phiếu câu hỏi và điều tra phỏng vấn trực tiếp.
Với phương pháp dùng phiếu câu hỏi có ưu điểm là: trong một khoảng thời gian ngắn kiểm toán viên thu thập được thông tin ở nhiều đơn vị. Trong những phiếu câu hỏi có sự thống nhất về các chỉ tiêu do đó công tác xử lý, đánh giá của kiểm toán viên được dễ dàng, có thể thuận lợi khi quy về một thời điểm nhất định ở nhiều cơ quan (ví dụ trong 1 năm, 1 giai đoạn…). Nhưng phương pháp này cũng có nhược điểm là nếu cách thức diễn đạt trong phiếu không rõ ràng thì sẽ dẫn đến các thông tin sẽ bị hiểu sai, méo mó và do vậy các thông tin thu được sẽ không khách quan và gây bất lợi cho sự đánh giá của kiểm toán viên.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp có ưu điểm là kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán có thể trực tiếp gặp nhau, cùng làm rõ vấn đề và tránh được việc hiểu sai câu hỏi. Đồng thời kiểm toán viên có thể tiếp cận trực tiếp và nắm được bức tranh tổng thể về hoạt động của đơn vị do đó có thể đưa ra những kiến nghị mang tính thời sự cao. Phương pháp này cũng có sự áp lực về thời gian, chi phí, công sức của cơ quan KTNN, cơ quan được kiểm toán được phỏng vấn phải có thời gian…
Giải pháp tốt nhất là kết hợp cả hai phương pháp trên. Kiểm toán viên gửi các phiếu câu hỏi tới các đơn vị được kiểm toán và sau đó nhận lại các phiếu trả lời. Nếu phiếu trả lời của đơn vị nào mà kiểm toán viên xét thấy có những nghi vấn, có nhiều vấn đề cần xem xét kỹ lưỡng hơn thì kiểm toán viên sẽ đến các đơn vị được kiểm toán đó để phỏng vấn trực tiếp. Sử dụng kết hợp 2 phương pháp hỗ trợ cho nhau sẽ tạo được hiệu quả cao trong 1 cuộc kiểm toán chuyên đề.
4.3. Giai đoạn thông báo kết quả kiểm toán:
Kết quả kiểm toán chính là những phát hiện về đơn vị được kiểm toán và các kết luận chung, các kiến nghị được nêu ra của cơ quan KTNN.
Kết quả cuộc kiểm toán chuyên đề sẽ được gửi cho tất cả các đơn vị được kiểm toán về phần liên quan đến đơn vị họ. Kết quả kiểm toán tổng hợp được gửi cho cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Kết quả kiểm toán chuyên đề được đưa vào báo cáo kết quả kiểm toán năm của cơ quan KTNN và với những chủ đề Quốc hội yêu cầu kiểm toán thì kết quả đó chính là báo cáo tư vấn đặc biệt cho Quốc hội.
Tóm lại, kiểm toán chuyên đề đưa lại sự đánh giá trên diện rộng nên những kiến nghị, những ý kiến cải tiến của cơ quan KTNN tuy chỉ trong mảng chuyên môn giới hạn nhất định nhưng cũng sẽ đem lại hiệu quả kinh tế rất lớn nếu xét trên tổng thể cả nền kinh tế và tránh được sự lãng phí đối với việc sử dụng các nguồn lực công tại các đơn vị./.
Tài liệu tham khảo:
- Ein Thema wird erwachsen
- Energieaudits Tips en tricks
- Premie een-thema-audit...