Kiểm toán chuỗi cung ứng: 5 rủi ro chính và bảng câu hỏi mẫu

14/04/2022
Xem cỡ chữ Đọc bài viết In trang Google

Sự gián đoạn chuỗi cung ứng là một trong những rủi ro ảnh hưởng đến mọi DN và người tiêu dùng. Vì vậy, chuỗi cung ứng luôn thuộc nhóm 10 rủi ro hàng đầu trong tầm ngắm của kiểm toán viên (KTV), báo cáo Điểm nóng về kế hoạch kiểm toán năm 2022 của Hãng tư vấn và công nghệ Gartner nhấn mạnh.

5 rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng

Theo báo cáo của Gartner, hai yếu tố làm gia tăng rủi ro chuỗi cung ứng, bao gồm: Thiếu hụt hàng hóa và nguyên vật liệu chính, thách thức về vận chuyển và hậu cần. Đây là hai nhóm yếu tố cơ bản làm tăng chi phí hàng hóa và nguyên vật liệu. Từ các yếu tố cơ bản này, Gartner khuyến nghị các KTV cần tập trung đánh giá 5 rủi ro chính liên quan đến chuỗi cung ứng.

Trước tiên là rủi ro danh tiếng. Nếu các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho DN bị thiếu hàng hoặc chậm trễ về hậu cần, danh tiếng của DN sẽ bị tổn hại. Khách hàng sẽ không biết về sự gián đoạn chuỗi cung ứng mà chỉ nhìn thấy việc DN không đáp ứng nhu cầu của họ. Phần lớn khách hàng sẽ tìm kiếm mối quan hệ kinh doanh mới. Ngoài ra, danh tiếng của DN cũng gắn liền với hành động của nhà cung cấp, công chúng sẵn sàng đánh giá gay gắt nếu DN có thỏa thuận kinh doanh với những nhà cung cấp liên quan đến các vụ việc tiêu cực.

Thứ hai, các sự cố an ninh mạng cũng làm tăng thêm tình trạng thiếu hụt và chậm trễ. Vi phạm an ninh mạng trong nhà máy, trung tâm phân phối hoặc công ty vận tải đường bộ có thể làm giảm khả năng đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng. Vụ việc mã độc tống tiền tấn công Colonial Pipeline - hệ thống đường ống dẫn dầu của Mỹ bắt nguồn từ Houston - là một ví dụ điển hình về hiệu ứng lan truyền qua nhiều chuỗi cung ứng.

Thứ ba là rủi ro địa chính trị - rủi ro có tác động mạnh ở thời điểm hiện tại. Các cuộc chiến tranh thương mại, căng thẳng biên giới và sự bất ổn giữa các chính phủ đang tạo ra những nút thắt trong chuỗi cung ứng trên toàn thế giới. Một số hàng hóa đặc biệt như xăng dầu, khí đốt... chỉ có sẵn từ một vài nguồn nhưng lại bị cắt giảm hoặc đóng băng dẫn đến việc tìm kiếm nhà cung cấp mới vô cùng khó khăn và tình trạng khan hiếm hàng kéo dài. Để đánh giá chính xác rủi ro này, KTV cần biết nguồn gốc hàng hóa và nguyên liệu của DN và con đường mà chúng đi qua trước khi đến với DN.

Thứ tư là rủi ro tuân thủ hợp đồng. Hợp đồng là tài liệu rất quan trọng để kiểm toán chuỗi cung ứng vì nó quy định mức độ tương tác giữa DN với nhà cung cấp và các chỉ số hiệu suất của họ. Đầu tiên, KTV cần kiểm tra ai sẽ sở hữu các hợp đồng và thực thi các cam kết. Tiếp đó là việc kiểm toán các điều khoản và thỏa thuận mức độ dịch vụ. KTV cũng cần đánh giá ngôn ngữ trong hợp đồng nhằm bảo đảm cho DN không vướng bất kỳ hành động bất hợp pháp nào mà nhà cung cấp có thể thực hiện.

Cuối cùng là rủi ro về chất lượng. Khi thiếu hụt nguyên liệu, các nhà cung cấp có thể mang đến một sản phẩm thay thế với tiêu chuẩn thấp hơn hoặc đề nghị giảm chi phí. Các KTV cần đặc biệt cẩn trọng khi đánh giá chất lượng bởi các hành động thay thế của nhà cung cấp có thể tác động rất lớn đến uy tín của DN và sự an toàn của nhân viên cũng như khách hàng.

Để hiểu rõ hơn về 5 rủi ro trên, các KTV cần hợp tác với các nhóm nội bộ có hiểu biết sâu sắc về chuỗi cung ứng nhằm thu thập thông tin hữu ích phục vụ kiểm toán.
 
Bảng câu hỏi kiểm tra chuỗi cung ứng

Các chuyên gia của Gartner khuyến nghị KTV nên thiết kế bảng câu hỏi kiểm toán chuỗi cung ứng xoay quanh 5 rủi ro chính trên. Cụ thể, với rủi ro về danh tiếng, bảng câu hỏi gồm: Có kế hoạch dự phòng nào cho các nhà cung cấp quan trọng? Có nhà cung cấp nào cung cấp các yếu tố quan trọng cho chuỗi cung ứng không? Các nhà cung cấp có tuân theo bất kỳ tiêu chuẩn đạo đức nào và được giám sát không? Nguồn cung cấp dư thừa có được giữ lại cho các bộ phận/hệ thống quan trọng không? Có những kế hoạch nào để quản lý tình trạng thiếu lao động?

Liên quan đến an ninh mạng, KTV cần đặt ra các câu hỏi: Các nhà cung cấp có được yêu cầu cung cấp bằng chứng về các kiểm soát công nghệ thông tin nội bộ không? Nhà cung cấp có nhóm đánh giá nội bộ đánh giá an ninh mạng không? Kết quả đánh giá an ninh mạng gần đây của DN là gì?

Đối với địa chính trị, KTV cần đánh giá quy trình mua sắm của DN có xem xét vị trí, danh tiếng và sự ổn định tài chính như một yếu tố quan trọng hàng đầu khi lựa chọn nhà cung cấp không? Các nhà cung cấp quan trọng có nằm ở các địa điểm nhiều rủi ro cao không? Các vị trí của nhà cung cấp có được đánh giá hằng năm về rủi ro địa chính trị, danh tiếng, an ninh và tài chính không?

Liên quan đến hợp đồng, các câu hỏi sẽ là: DN có đang theo dõi thời gian giao hàng theo cam kết và theo dõi sự chậm trễ không? Các điều khoản “quyền kiểm toán” có được đưa vào hợp đồng với nhà cung cấp không? Điều khoản cũng như các cam kết chất lượng dịch vụ có được thực thi không? Khả năng cải thiện chất lượng dịch vụ theo thời gian ra sao? DN có những yêu cầu về chất lượng như thế nào? Nếu nhà cung cấp không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng thì DN sẽ chịu tác động như thế nào?

Về chất lượng, các câu hỏi đặt ra là: Kiểm tra chất lượng có được thực hiện đối với hàng hóa và vật liệu nhận được từ nhà cung cấp không? Các tiêu chuẩn chất lượng được truyền đạt và thực thi như thế nào? Nhân viên có quy trình báo cáo các vấn đề về chất lượng không? Các nhà cung cấp có được chứng nhận ISO 9001 không?

Tóm lại, việc thiết kế bảng câu hỏi xoay quanh các rủi ro chính sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về môi trường kiểm soát và rủi ro ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, cũng như đánh giá đúng về các quy trình nội bộ của DN. Với rất nhiều sự không chắc chắn xung quanh các nhà cung cấp toàn cầu trong 2 năm qua, việc quản lý rủi ro chuỗi cung ứng đồng nghĩa với sự sống còn và tuổi thọ của DN.

Thùy Lê
(Báo Kiểm toán số 15/2022)

 
 

Xem thêm »