Ngày 05/11/2012, Tổng KTNN đã ký Quyết định số 08/2012//QĐ-KTNN ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán, cụ thể:
Về danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung, hồ sơ kiểm toán chi tiết và hồ sơ kiểm toán sau khi phát hành báo cáo kiểm toán.
Đối với hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán; Dự thảo Kế hoạch kiểm toán và các văn bản liên quan đến dự thảo Kế hoạch kiểm toán; Quyết định kiểm toán; các báo cáo được kiểm toán; các văn bản, tài liệu xin ý kiến, chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán; Báo cáo định kỳ và đột xuất của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo KTNN; Nhật ký công tác của lãnh đạo đoàn kiểm toán; Biên bản họp Đoàn kiểm toán; Dự thảo báo cáo kiểm toán và các văn bản liên quan đến dự thảo Báo cáo kiểm toán; Văn bản giải trình, kiến nghị của đơn vị được kiểm toán, của các tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có); Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Báo cáo bảo l¬ưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có); Biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát của các Vụ chức năng và của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (nếu có); Các công văn gửi Kho bạc nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán…
Đối với hồ sơ kiểm toán chi tiết, gồm các báo cáo được kiểm toán và báo cáo được kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba; Kế hoạch kiểm toán chi tiết; Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, đơn vị liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba (nếu có); Nhật ký làm việc của kiểm toán viên; Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành, thực hiện trong quá trình kiểm toán; Bằng chứng kiểm toán; Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của Kiểm toán viên; Biên bản kiểm toán; Biên bản kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba; Dự thảo báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán và các văn bản liên quan đến dự thảo báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán; Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán; Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát của các Vụ chức năng, của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán tại Tổ kiểm toán (nếu có); Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Tổ kiểm toán (nếu có)…
Đối với hồ sơ kiểm toán sau khi phát hành báo cáo kiểm toán, gồm Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán của KTNN; các văn bản ý kiến, khiếu nại về kết quả kiểm toán của đơn vị được kiểm toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan và văn bản trả lời của KTNN (nếu có); Kế hoạch, Quyết định kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; Đề cương hướng dẫn đơn vị được kiểm tra chuẩn bị văn bản báo cáo Đoàn kiểm tra; các tài liệu, bằng chứng thu thập trong quá trình kiểm tra; Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có); văn bản của KTNN gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán; Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán, các đoàn thanh tra, kiểm tra sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).
Việc nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán thực hiện Quy chế công tác lưu trữ của KTNN, Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10/12/2010 của Tổng KTNN về việc ban hành quy định bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KTNN, trong đó quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ kiểm toán là chậm nhất 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 năm phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại KTNN chuyên ngành phải nộp vào lưu trữ của KTNN; hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc KTNN khu vực phải nộp vào lưu trữ của KTNN khu vực. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành phải lập danh mục hồ sơ giữ lại và gửi cho Văn phòng KTNN xem xét, giải quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.
Hồ sơ kiểm toán được khai thác khi có yêu cầu của Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan điều tra và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật; có yêu cầu giám định, kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán, kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, các khiếu nại, tố cáo; có yêu cầu phục vụ công tác lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau; nghiên cứu khoa học, đào tạo, tập huấn của KTNN; Các trường hợp khác theo quyết định của Tổng KTNN.
Đối với hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật ban hành kèm theo Quyết định số 876/2006/QĐ-KTNN ngày 22/11/2006 của Tổng KTNN.
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 05/2008/QĐ-KTNN ngày 01/4/2008./.
KD