(kiemtoannn.gov.vn) - "Phần mềm thông tin nhật ký kiểm toán điện tử" hỗ trợ Kiểm toán viên (KTV), thành viên đoàn kiểm toán ghi nhật ký kiểm toán và quản lý thông tin nhật ký kiểm toán. Cung cấp các thông tin phục vụ hoạt động kiểm toán. Trợ giúp Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước; Lãnh đạo các đơn vị thực hiện kiểm toán và các đơn vị liên quan; Lãnh đạo đoàn kiểm toán; Tổ trưởng tổ kiểm toán kiểm tra, giám sát kết quả ghi nhật ký kiểm toán trong phạm vi được phân công. Hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.
Quản lý và sử dụng "Phần mềm thông tin nhật ký kiểm toán điện tử"
Phần mềm Quản lý thông tin Nhật ký kiểm toán (NKKT) điện tử được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của Kiểm toán Nhà nước, vận hành thông qua hệ thống mạng Internet, hoạt động liên tục, được bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình sử dụng.
Quản lý và sử dụng phần mềm Quản lý thông tin NKKT phải đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước. Phần mềm Quản lý thông tin NKKT được quản lý và sử dụng theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước. Việc cài đặt, khai thác sử dụng phần mềm phải tuân thủ theo Quy chế Quản lý và khai thác hệ thống mạng của Kiểm toán Nhà nước.
KTNN nghiêm cấm việc thực hiện truy cập trái phép vào phần mềm. Lợi dụng phần mềm hoặc dữ liệu của phần mềm vào các mục đích không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được phân công; cung cấp, phát tán thông tin trái với quy định của Kiểm toán Nhà nước và pháp luật hiện hành. Tự ý xoá bỏ, tháo gỡ, thay đổi thông số thiết lập của phần mềm gây xung đột tài nguyên, ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống phần mềm và các phần mềm khác. Tiết lộ tài khoản, các quy tắc sử dụng, danh sách người sử dụng, sơ đồ tổ chức hệ thống phần mềm cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền.
Tổng Kiểm toán Nhà nước có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của tất cả các đơn vị trong ngành. Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các đơn vị trong phạm vi được phân công phụ trách.
Kiểm toán trưởng, Vụ trưởng có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các Đoàn kiểm toán do đơn vị chủ trì thực hiện. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc. Phó Kiểm toán trưởng, Phó Vụ trưởng có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các Đoàn kiểm toán do đơn vị chủ trì thực hiện theo sự phân công của Kiểm toán trưởng, Vụ trưởng. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.
Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử trong phạm vi được phân công quản lý. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.
Kiểm toán viên là người duy nhất có quyền truy cập vào phần mềm để cập nhật nhật ký kiểm toán điện tử của mình. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.
Các đơn vị có chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kiểm toán và các cá nhân, đơn vị khác chỉ được quyền truy cập vào phần mềm để kiểm tra kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử khi được chỉ đạo bằng văn bản của Tổng Kiểm toán Nhà nước, trong văn bản ghi rõ tên cuộc kiểm toán, thời hạn truy cập đối với từng thành viên để được cấp mới tài khoản.
Hiệu quả và đề xuất trong việc thực hiện ghi nhật ký kiểm toán điện tử
Năm 2012, Kiểm toán Nhà nước tổ chức thí điểm "Phần mềm thông tin nhật ký kiểm toán điện tử" tại KTNN Chuyên ngành Ia và KTNN Khu vực II. Năm 2013, sau khi hoàn thiện phần mềm theo chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN và ý kiến đóng góp của các đơn vị trong ngành, Trung tâm Tin học đã được lãnh đạo KTNN cho phép tiếp tục triển khai áp dụng thí điểm phần mềm đối với một số cuộc kiểm toán tại 10 đơn vị, bắt đầu từ tháng 7 đến tháng 10/2013, gồm: Các KTNN chuyên ngành: Ia, Ib, II, V, VI; các KTNN khu vực: II, III, IV, V, IX.
Theo số liệu tổng hợp của Trung tâm tin học, sau 4 tháng thực hiện áp dụng "Phần mềm thông tin nhật ký kiểm toán điện tử", có 14 đoàn kiểm toán của 10 đơn vị KTNN Chuyên ngành và Khu vực viết nhật ký kiểm toán với số lượng Kiểm toán viên thực hiện là 312, số nhật ký kiểm toán đã được ghi là 13.823 nhật ký. Thời gian ghi nhật ký điện tử nhiều nhất trong ngày là 16 giờ (1.500 nhật ký); Thời gian ghi nhật ký ít nhất trong ngày: 4 giờ, 6 giờ (1 nhật ký); Thời gian không có nhật ký được ghi trong ngày: 1 giờ, 2 giờ. Phần lớn nhật ký được ghi trong ngày từ 15 giờ đến 23 giờ.
Trong quá trình thử nghiệm, phần mềm giúp Kiểm toán viên ghi nhật ký dễ dàng, Lãnh đạo các cấp kiểm tra thông tin thuận tiện, kịp thời, không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Phần mềm sử dụng giao diện web, khi sử dụng không cần cài đặt trên máy tính của người sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian cài đặt, bảo trì. Dữ liệu nhật ký kiểm toán được lưu trữ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của Kiểm toán Nhà nước, giúp bảo đảm an toàn thông tin đồng thời cho phép lưu trữ nhật ký lâu dài, giúp dễ dàng tra cứu, kiểm tra, soát xét.
Do phần mềm sử dụng giao diện Web, nên cho phép người sử dụng chương trình có thể ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào (miễn là truy cập được Internet). Phần mềm đã giúp kiểm toán viên ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày theo quy định; thời gian nhật ký phản ánh đúng thời gian thực tạo thói quen sắp xếp thời gian, nội dung để kiểm toán viên ghi nhật ký nghiêm túc, giúp KTV nâng cao ý thức và lề lối làm việc.
Phần mềm giúp các cấp quản lý lãnh đạo kiểm tra giám sát kịp thời, kiểm tra việc ghi nhật ký kiểm toán viên của từng thành viên tại mọi thời điểm, thông qua đó kiểm soát, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và kết quả làm việc của từng thành viên trong từng đoàn kiểm toán; kiểm tra thông tin tình hình thực hiện kiểm toán tại từng tổ, từng đoàn. Phần mền giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cài đặt bảo trì và đi lại, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán.
Phần mềm bước đầu đã đáp ứng yêu cầu đề ra trong hỗ trợ ghi chép và in nhật ký của kiểm toán viên và công tác kiểm tra, quản lý của lãnh đạo các cấp, nhưng còn có một số vấn đề cần tiếp tục chỉnh sửa, cụ thể: Bổ sung nâng cấp phần mềm để có thể hỗ trợ cập nhật, tổng hợp số kiểm toán theo từng cấp; Bổ sung chức năng ghi nhật ký làm việc của lãnh đạo đoàn kiểm toán và các chức năng kiểm tra của các đơn vị làm công tác thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán; Bổ sung, hiệu chỉnh các báo cáo tổng hợp, chi tiết phù hợp hơn với yêu cầu quản lý của lãnh đạo các cấp; Tiếp tục hiệu chỉnh phần mềm để tăng tốc độ xử lý, in ấn và nâng cấp giao diện để thuận tiện hơn cho người sử dụng.
Mặt khác, do điều kiện công tác của nhiều đoàn kiểm toán tại vùng sâu, vùng xa, nên KTV không ghi được nhật ký khi không có mạng, sóng 3G. Nhiều KTV còn bỡ ngỡ với thao tác ghi nhật ký, kiểm tra thông tin trong phần mềm, nên còn lúng túng trong quá trình sử dụng. Khi in nhật ký hoặc báo cáo trên một số phần mềm duyệt web cũ phải thực hiện công đoạn kết xuất trước khi in, gây khó khăn cho người sử dụng. Đôi khi truy cập vào phần mềm lâu, xử lý chậm cũng là nguyên nhân khiến các KTV chưa thực hiện được đầy đủ yêu cầu về ghi nhật ký kiểm toán.
Sau quá trình thử nghiệm phần mềm Nhật ký kiểm toán điện tử, nhiều đơn vị, đoàn, tổ kiểm toán đã kiến nghị KTNN cần trang bị máy tính xách tay, phương tiện kết nối Internet (USB 3G) cho người tham gia sử dụng phần mềm. KTNN cần ban hành văn bản quy định cụ thể về giá trị pháp lý của nhật ký kiểm toán điện tử, quy định rõ ràng về việc khi đã có nhật ký điện tử phải in ra để ký hàng ngày và lưu hồ sơ không vì ghi nhật ký điện tử đã được Tổ trưởng soát xét và được lưu trữ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của KTNN. Trong trường hợp công tác tại nơi không có mạng và sóng 3G, cho phép KTV ghi dồn nhật ký các ngày đi công tác vào ngày về đến nơi có mạng. KTNN cũng cần có giải pháp cải thiện tốc độ truy cập và xử lý của phần mềm.
Theo đề xuất và kiến nghị của Trung tâm Tin học, Quy chế Quản lý và sử dụng phần mềm rất cần được hoàn thiện và trình Tổng Kiểm toán Nhà nước ký ban hành. Đồng thời tổ chức đào tạo sử dụng cho từng KTV và triển khai áp dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán bắt đầu từ năm 2014.
Để phần mềm hoạt động hiệu quả, KTNN cần bổ sung máy chủ và phần mềm hệ thống có bản quyền, hệ thống an ninh bảo mật, hệ thống lưu trữ chuyên dụng, hệ thống đường truyền dự phòng để phần mềm hoạt động ổn định, an toàn, nâng cao tốc độ xử lý dữ liệu khi số lượng người sử dụng lớn. Hàng năm bố trí cấp kinh phí để bảo trì hệ thống và phần mềm./.
Tại cuộc họp giao ban Lãnh đạo KTNN vào cuối tháng 2/2014, Tổng Kiểm toán Nhà nước Nguyễn Hữu Vạn đã kết luận về việc triển khai nhật ký kiểm toán điện tử. Theo Tổng Kiểm toán Nhà nước, việc áp dụng nhật ký kiểm toán điện tử với mục tiêu giúp cho việc quản lý, kiểm soát hoạt động kiểm toán ngày càng tốt hơn; cải tiến chế độ cung cấp thông tin theo hướng kịp thời, trung thực và chính xác. Thời gian tới, toàn Ngành sẽ áp dụng nhật ký kiểm toán điện tử đối với các cuộc kiểm toán năm 2014.
Tổng Kiểm toán Nhà nước giao Vụ Chế độ và kiểm soát chất lượng kiểm toán tiếp tục phối hợp với Trung tâm tin học rà soát, kiểm tra hình thức, mẫu biểu nhật ký kiểm toán điện tử; sửa đổi Quy chế quản lý, sử dụng, khai thác nhật ký kiểm toán điện tử, lưu ý phân định rõ trách nhiệm của Tổ trưởng, Trưởng đoàn, Kiểm toán trưởng trong kiểm soát nhật ký. Vụ Chế độ và kiểm soát chất lượng kiểm toán được quyền truy cập và kiểm soát trực tiếp nhật ký kiểm toán điện tử, quá trình kiểm soát nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo KTNN phụ trách các KTNN Chuyên ngành, KTNN Khu vực. Vụ Chế độ và kiểm soát chất lượng tiếp tục phối hợp với Trung tâm Tin học, Tập đoàn FPT nghiên cứu mẫu biểu, chế độ báo cáo của các Công ty kiểm toán độc lập, chậm nhất trong năm 2014 sửa đổi hình thức báo cáo và tiến tới xây dựng phần mềm báo cáo kiểm toán hàng ngày trên cơ sở nhật ký kiểm toán điện tử; báo cáo hàng ngày để áp dụng đồng bộ trong toàn Ngành.Tổng Kiểm toán Nhà nước giao Văn phòng KTNN phối hợp Trung tâm Tin học hoàn thiện hạ tầng, phương tiện là máy tính xách tay cung cấp đến từng công chức tham gia hoạt động kiểm toán; nghiên cứu hình thức hỗ trợ đảm bảo kết nối mạng internet. Tổng Kiểm toán Nhà nước cũng đồng ý bổ sung đường truyền dự bị theo đề nghị của Trung tâm Tin học để đảm bảo thông tin thông suốt. Đồng thời lưu ý Trung tâm Tin học đặt việc bảo mật thông tin nhật ký kiểm toán điện tử lên hàng đầu.
|