(sav.gov.vn) – Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ngày 19/1/2026 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, trong đó thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 1/7/2026.
Chính phủ vừa ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử gắn mã định danh duy nhất để phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử; đồng thời thống nhất dùng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử.
Nghị định nêu rõ hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch điện tử;
- Các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.
Việc lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.
Sơ yếu lý lịch điện tử gắn “một hồ sơ – một mã”
Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời khi tạo lập hồ sơ điện tử và chỉ gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử.
Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được thiết kế phù hợp quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; nguồn dữ liệu tạo lập lấy từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức.
Cập nhật, đồng bộ dữ liệu: quy định rõ trách nhiệm và thời hạn
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin, dữ liệu cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã cập nhật.
Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.
Đối với dữ liệu phát sinh từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, hệ thống phải cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia chậm nhất 01 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ hoàn thành.
Với dữ liệu do nghiệp vụ quản lý của cơ quan, tổ chức khác tạo ra, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia phối hợp cơ quan chủ quản các cơ sở dữ liệu/hệ thống liên quan định kỳ hằng tuần thực hiện đồng bộ để thu thập, đối chiếu, cập nhật. Trường hợp hệ thống chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, việc cập nhật được thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử bởi cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng.
Hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy; hạn chế yêu cầu nộp lại thông tin
Thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.
Nếu yêu cầu nghiệp vụ cần hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng có thể khai thác hồ sơ điện tử, chuyển đổi sang bản giấy theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần đã có trong hồ sơ điện tử.
Đáng chú ý, cơ quan quản lý và sử dụng không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia (trừ trường hợp cần thiết để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức). Khi phát hiện sai lệch, các bên có trách nhiệm cập nhật thông tin thuộc phạm vi thẩm quyền lên hồ sơ điện tử.
Truy cập hồ sơ phải có đồng ý; bảo mật dữ liệu cá nhân
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử theo quy định pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử; người lao động có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý.
Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử trong phạm vi thẩm quyền, nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định.
Với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức phải triển khai giải pháp bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất, quản lý và sử dụng dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.
Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.
Hà Linh